Elaborar um modelo de gestão de benefícios não é um trabalho fácil. Por acumular muitas funções, o departamento de RH tem dificuldades de dar os primeiros passos para elaborar um plano consistente e eficiente para agradar as pessoas colaboradoras.

Pensando nisso, convidamos a Convenia, plataforma de gestão que otimiza as rotinas da área de recursos humanos, para apresentar os passos fundamentais para quem está elaborando o seu modelos de gestão de benefícios.

5 passos para criar o seu modelo de gestão de benefícios

1. Analise os seus recursos e o que deve ser obrigatório

Quando se pensa em gestão de benefícios, o primeiro passo para montar um pacote adequado às necessidades do público interno é planejar o seu orçamento de RH. Ao projetar as despesas com remuneração e encargos, você terá um panorama dos recursos financeiros disponíveis para entender quanto a empresa tem para investir.

Atualmente, os benefícios que devem ser obrigatoriamente concedidos aos funcionários contratados em regime celetista são:

• Vale-transporte, cujo valor total não pode ultrapassar 6% do salário;
• Vale-refeição ou alimentação, obrigatório para empresas com mais de 300 vidas;
• FGTS, ou Fundo de Garantia por Tempo de Serviço;
• Férias, ou 30 dias de descanso a cada 12 meses trabalhados;
• 13º salário, ou um salário adicional ao final de cada ano.

2. Entenda quem é o seu público e quais as necessidades dele

Geralmente, um pacote tradicional é formado pelos benefícios citados acima e incluem, também, seguro de vida e planos de saúde e odontológico. Porém, nem sempre esse pacote atende às necessidades do funcionário. Estamos nos referindo não apenas aos benefícios propriamente ditos, mas da maneira como eles são ofertados.

Com exceção do FGTS, das férias e do 13º salário — que têm especificações restritas —, os demais permitem uma gestão de benefícios maleável. Por isso, procure conversar com os seus colaboradores e compreender, por exemplo, se o público realmente necessita de vale-transporte ou se o desconto padrão de 6% não ultrapassa o valor total do benefício.

No caso dos vales refeição e alimentação, estude as possibilidades práticas de uso nas duas modalidades. Muitas vezes, ao optar por vale-refeição, não há estabelecimentos disponíveis nas redondezas da empresa — o que torna o vale-alimentação mais apropriado, já que pode ser usado em supermercados e estabelecimentos similares.

3. Esteja atento à convenção coletiva e à legislação da categoria

Ainda que os benefícios sejam obrigatórios, é fundamental observar as regras estabelecidas pela convenção coletiva do seu sindicato para evitar passivos trabalhistas. As legislações costumam estabelecer o piso dos valores. Ainda assim, é importante usar essas informações como ponto de partida para a gestão de benefícios.

É o caso do vale-refeição. Mesmo seguindo o valor mínimo estipulado pela convenção, procure avaliar se ele é adequado à localização da empresa. Na Avenida Paulista, por exemplo, o valor mínimo do vale-refeição sugerido pelas convenções sindicais é de R$ 14,00. Entretanto, este valor é insuficiente para um almoço na região.

Segundo Gabriel, nos últimos anos, muitos sindicatos também passaram a reivindicar o seguro de vida. Por isso, sugerimos novamente que você dê atenção à convenção coletiva, pois o benefício pode ter se tornado obrigatório para a sua categoria. Muitas empresas deixam de considerá-lo por imaginarem altos custos. Contudo, a média de valores do mercado transita entre R$ 5 a R$ 15 reais por funcionário.

4. Tome cuidado com os descontos feitos para o colaborador

Dividir o custo com o funcionário não é visto com maus olhos. O problema é quando a empresa não faz uma boa gestão de benefícios e acaba diminuindo demais o poder de compra dele.

Por isso, todo e qualquer benefício oferecido em sistema de coparticipação precisa ser avaliado — sobretudo os não obrigatórios. “Quanto menos descontos o colaborador tiver, mais feliz ele vai estar”, diz Gabriel Miranda, consultor na Convenia.

5. Desenhe uma política de benefícios que alinhe expectativas

Lembra do que falamos acima sobre a maneira como os benefícios são ofertados? Isso inclui também a forma como eles são comunicados para os colaboradores desde a fase de recrutamento e seleção. Ao deixar claro quais são e como é feita a gestão de benefícios na sua empresa, você evita frustrações e não prejudica a jornada do funcionário.

Aproveite para aprender o que é a jornada do funcionário ou Employee Experiencie (EX)!

A comunicação interna tem um papel crucial nesta etapa. Agora que você já planejou e montou o seu pacote, organize essas informações em uma política de benefícios e coloque-a à disposição dos candidatos e colaboradores. Assim, detalhes como porcentagens de descontos não serão vistos como surpresa na folha de pagamento.

Dica extra: ofereça um clube de benefícios aos colaboradores

Algumas operadoras especializadas em gestão de benefícios trabalham com sistemas de parcerias comerciais que permitem vantagens exclusivas para os funcionários das empresas que as contratam. Uma das linhas de atuação da Convenia, por exemplo, é a gestão de um clube de benefícios em redes de operadoras de vale-refeição, que oferecem descontos e ofertas em uma série de produtos e serviços.

No GPTW Partners, a rede de parceiros estratégicos do Great Place to Work, você também encontra a New Value, uma plataforma de benefícios exclusivos. O clube vai além de promoções e cuponagens tradicionais ao permitir que os colaboradores potencializem o seu salário por meio de descontos em serviços comuns do dia a dia, economizando e estendendo essas vantagens aos seus familiares.

Apesar dos esforços em equilibrar folha de pagamento e gestão de benefícios, eles não são suficientes para manter os funcionários na empresa. Aproveite para conferir se o seu ambiente de trabalho atende aos principais fatores de permanência indicados pelos colaboradores das Melhores Empresas para Trabalhar no Brasil!