Nunca planejou o orçamento de RH do seu negócio? Você não está sozinho ou sozinha. Essa é a realidade de 16% das pequenas e 25% das médias empresas no Brasil. Foi o que mostrou a pesquisa Perspectiva de Orçamento do RH, realizada pela Convenia em parceria com outras empresas em 2016. O estudo ouviu 358 organizações de diversos segmentos em todo o país — sendo quase 90% dessas, PMEs.

Para que você não faça parte dessa estatística, conversamos com Marcelo Furtado, cofundador da Convenia, startup que oferece uma plataforma de gestão para desburocratizar as rotinas da área de recursos humanos e integrante da rede de parceiros do Great Place To Work, o GPTW Partners. A seguir, você confere as orientações do especialista e descobre que não é necessário ser um expert para planejar minimamente o orçamento do seu departamento pessoal!

Os desafios da gestão de RH nas pequenas e médias

Organizações de todos os segmentos e portes apresentam um problema em comum: o planejamento orçamentário é prioridade de áreas que trazem retorno imediato à receita. É o caso de setores como desenvolvimento de produtos, marketing e vendas. Mesmo empresas que demonstram preocupação em atingir o público interno, fazem do projeto de orçamento em recursos humanos um eterno rascunho.

No caso das PMEs, a situação é ainda mais delicada. As dores da empresa costumam ser concentradas no dono ou na dona negócio, que carregam toda a operação nas costas. Segundo Furtado, confrontados com um cenário instável, muitos executivos e executivas acreditam que “não adianta projetar nada, porque as coisas mudam”. Aí está a principal crença que é preciso ser desconstruída quando se trata de metas e de planejamento estratégico.

Já nas PMEs em que as atividades de RH se baseiam em um único analista, esse profissional se desdobra entre processos que vão do recrutamento ao desligamento de funcionários. Sem mencionar os típicos casos em que a pessoa também é responsável pelo administrativo e pelo financeiro da empresa. Nessas circunstâncias, sobra pouco ou nenhum tempo para pensar estrategicamente.

Se, por um lado, esses empreendedores e analistas se tornam profissionais resilientes e intuitivos, por outro, cria-se uma falta de planejamento que vai além da área de RH. Felizmente, existem alguns caminhos simples para mudar esse contexto.

Dicas para elaborar um orçamento de RH

Antes de qualquer coisa, procure usar o orçamento como um exercício para pensar na estratégia do seu negócio — e não simplesmente como uma forma de traduzir os seus investimentos em números. A partir desse mindset, você já pode seguir as quatro dicas abaixo:

1. Comece desenvolvendo o seu planejamento estratégico

Você já deve ter se perguntado se o RH é o coração ou o cérebro da empresa, não é mesmo? Para Furtado, o RH é a própria empresa, uma vez que todas as tarefas são executadas por gente. “Produtos são pessoas, marketing são pessoas, vendas são pessoas… No fim das contas, sempre tem alguém fazendo algo”, ele explica.

Por isso, nas empresas que mantêm práticas regulares de planejamento estratégico, o orçamento geral costuma resultar no orçamento de RH. Isso porque, quando se gera uma expectativa de receita, ela vem acompanhada dos ativos necessários para alcançar os resultados. Normalmente, esse ativo culmina nas pessoas.

2. Avalie o pessoal necessário para atingir os seus objetivos

Depois de estabelecer a expectativa de receita geral para o próximo ciclo, é hora de alinhar as ações do RH com as metas do negócio. Para isso, você deve rever o seu histórico. Se com a equipe atual você teve 10 vendas por mês e sua projeção é de 30, pondere se é possível atingir esse objetivo com as mesmas pessoas.

Muito provavelmente, será preciso trazer mais gente para o time, com determinados perfis e skills complementares. Assim, você vai alimentando dados quantitativos que indicam o número de pessoas necessário em cada cargo para apoiar o crescimento da empresa. Com isso, você tem um panorama das despesas com pessoas.

3. Estruture o seu orçamento equilibrando receita e despesa

De forma ampla, o planejamento financeiro de RH é um cruzamento entre essas duas seções: receita e despesa. Como você já viu, a seção de receita representa os objetivos de negócio para o período preestabelecido. Já a seção de despesa, de onde haverá saída de caixa, deve ser minimamente proporcional a esses objetivos.

É aí que você avalia se as projeções da folha de pagamento estão alinhadas com os objetivos de crescimento da empresa. Aliás, ainda que no jargão do orçamento empresarial essas projeções sejam reconhecidas como “despesa”, procure considerá-las um investimento para que as pessoas executem bem as suas atividades.

4. Considere os encargos envolvidos em toda a operação

Outro erro bastante comum entre marinheiros de primeira viagem, de acordo com Furtado, é listar apenas a quantidade de pessoas e o seu salário. Porém, é fundamental incluir o cálculo dos encargos sociais e trabalhistas envolvidos — sobretudo em um país como o Brasil, em que eles podem duplicar a remuneração de um funcionário.

É o caso do 13º salário, por exemplo. Trata-se de um salário a mais que não é considerado na receita, mas que impacta na despesa. Assim como as férias, que devem ser pagas com adicional. Detalhes como esses causam grande influência no fluxo de caixa do dia a dia e, quando não planejados, podem criar dificuldades.

Entre os principais encargos que você precisa elencar, estão:

• INSS;
• FGTS;
• PIS/PASEP;
• 13º salário;
• Férias/adicional.

As vantagens da tecnologia para a gestão de pessoas

A grande virtude das PMEs que usam tecnologia para fazer seu planejamento de budget de RH é mudar o ponto de vista de processos para pessoas. Essa transformação ganha força em um contexto no qual, cada vez mais, dados são coletados, analisados e empregados para conduzir a gestão de RH de maneira mais estratégica — o tão comentado People Analytics.

É justamente uma análise cuidadosa de dados que permite o RH estar à frente das necessidades de mudança, de ajustes e de melhorias no processo. Por isso, como último conselho, incentivamos você a não aguardar o último trimestre do ano para fazer seu planejamento anual de RH e identificar as dores do seu departamento pessoal. Qualquer momento é válido para projetar seu orçamento de RH e para realizar uma pesquisa de clima organizacional com o Programa de Certificação GPTW. Então, vamos começar essa empreitada?