Dentre as 150 Melhores Empresas Para Trabalhar no Brasil em 2020, 65% apostam na prática de home office, 83% no horário flexível e 60% em day off. Por conta da nova epidemia, mais organizações consideram essas possibilidades de trabalho remoto — e nós damos alguns ideias de como fazer isso.

Diante de um cenário em que 13 países da América Latina e do Caribe notificaram casos confirmados da doença causada pelo novo coronavírus (Covid-19), além dos Estados Unidos e do Canadá, a  Organização Pan-Americana da Saúde (OPAS) pede aos países cuidados preventivos para proteger a população e minimizar eventuais danos. Nesse sentido, uma das ações recomendada é “desacelerar a transmissão, por meio de uma abordagem multissetorial, e trabalhar com as áreas de educação, transporte, sociedade civil, entre outras, para determinar as medidas públicas que serão ativadas se necessário”. É, aí, que entra o papel das empresas.

Antes de mais nada, o Great Place to Work recomenda calma na hora de agir e, mais importante ainda, buscar dados e orientações em fontes confiáveis. Em momentos como esse, é comum sermos bombardeados por fake news, então, fique atento com as informações que chegam até você e com aquilo que será divulgado internamente, entre os colaboradores. Para se manter bem informado, uma dica é acessar a página da OMS dedicada a atualizações constantes sobre o coronavírus.

Uma vez munido de informações seguras sobre o COVID-19, avalie o que é melhor para a sua empresa nesse momento. Muitas, por exemplo, aproveitaram a situação para reforçar suas políticas de trabalho remoto e, hoje, servem de modelo para aquelas companhias que desejam, pelo neste período, organizar reuniões a distância e incentivar mais trabalhadores atuando de casa.

Se você gostaria de implantar um programa de home-office, mas não sabe bem como, listamos algumas boas práticas para ajudá-lo nessa empreitada. Confira, abaixo, como As Melhores Empresas para Trabalhar construíram seus programas de trabalho remota e veja como é possível adaptar essas dicas de acordo com a sua realidade de mercado.

4all

Nesta empresa de tecnologia, o home-office é flexibilizado em situações pontuais, sendo solicitado pelo colaborador ou por motivos de força maior (como paralisações e greves, fenômenos naturais e ocorrências de impactos maiores). Os gestores têm autonomia para liberar o colaborador que solicita, se considerarem viável mediante dinâmica do time. No ano de 2019, a 4all começou a incentivar a prática para os colaboradores da TI, além de divulgar oportunidades para a área no modelo 100% home office. Mas o benefício acabou se estendendo para outras áreas. Para viabilizar o home-office do time de relacionamento, por exemplo, a equipe de Infraestrutura habilitou uma função de redirecionamento de chamada. Ou seja, quando os clientes ligam para o setor de relacionamento, o telefone toca três vezes na sede e o quarto toque passa a tocar no aparelho celular. Assim, é possível realizar essa função totalmente remota e sem impactar negativamente na qualidade do atendimento ao cliente. 

Algar Tech

No final de 2018, a prática foi remodelada: todos os associados elegíveis ao home-office foram elencados num estudo cuidadoso, com o objetivo de acelerar a experiência digital. Ainda mais conectados, podem tomar decisões colegiadas virtualmente entre os escritórios no Brasil, Argentina, Colômbia e México. Para participar do programa, é preciso que os elegíveis tenham a condição tecnológica em seus lares, espaços que possibilitem o exercício ergonômico das atividades e que não atrapalhe a convivência com os familiares. Os resultados? Aumento no índice de satisfação do clima que extrapola os limites físicos da empresa, melhoria na qualidade de vida e aumento da atratividade da marca empregadora. O projeto foi lançado no final de 2018 e, até agora, 147 pessoas foram impactadas. A meta da organização é ter 20% de adesão do quadro total de associados até 2021.

Autoglass

Para melhorar a qualidade de vida e tornar mais fácil a rotina dos colaboradores, a empresa iniciou o projeto “Home Based na Central de Atendimento”, cujo objetivo é implementar o formato de trabalho do agente de atendimento em sua própria residência. O projeto fornece todos os recursos necessários para prestar o atendimento ao segurado e manter os padrões de qualidade do Call Center Autoglass. O piloto começou com 5 colaboradores e, hoje, já conta com mais de 70. A empreitada deu tão certo, que a Autoglass expandiu o formato para outras áreas. Hoje a TI, Escritório de Inovação e Melhoria e o Sinistro já têm colaboradores que trabalham nesse modelo e podem aproveitar as comodidades de se trabalhar de casa.

CBA (Companhia Brasileira de Alumínio)

Lá, a prática é incentivada levando em consideração cada tipo de atividade desempenhada pelo profissional. Para incentivar o home-office, o RH também tem dialogado e conscientizado os líderes para incorporarem esse conceito na gestão de seus times. Em algumas áreas, como a Jurídica, as equipes fazem um rodízio da programação de trabalho a distância, para que todos possam se planejar.

Cisco

O trabalho remoto é uma prática bastante enraizada no dia a dia da Cisco, inclusive no processo de recrutamento. Um bom exemplo disso é a história do atual CEO do Brasil, Laércio, que veio de 20 anos de experiência como líder de outra empresa de tecnologia, com uma cultura mais tradicional. Quando recebeu a proposta oficial para assumir a Cisco, achou estranho que tinha passado por várias entrevistas sem que nenhum dos entrevistadores estivessem presencialmente na sala. Todos estavam em outros lugares e conversaram com ele por teleconferência. Nas palavras do executivo: “fui contratado e comecei a trabalhar na Cisco sem ter falado com ninguém da empresa pessoalmente”. Em sua primeira reunião como CEO, ele convidou 13 pessoas. Dessas, só 3 estavam de fato presente na sala. As outras 10 também entraram online. Foi ali que ele entendeu estar em uma cultura realmente diferente, onde não fazia nenhuma diferença a presença física o virtual. Mas, para colocar esse sistema para funcionar de forma eficiente, a Cisco dá todas as facilidades, disponibilizando plataformas multi-dispositivo, como o WebEx, para que os colaboradores possam se conectar de qualquer lugar, por meio de qualquer aparelho. Para casos especiais ainda é possível que seja instalado um roteador, telefone e equipamento de Telepresença na casa do colaborador, o que é chamado de CVO – Cisco Virtual Office. Além disso, é dada uma ajuda de custo com banda larga.

HBSIS

Hoje, a empresa tem mais de 30 profissionais trabalhando remotamente em diversos estados do país. Para essas pessoas, são oferecidos todos os equipamentos necessários para o trabalho, como notebook, monitor, equipamentos periféricos e ergonômicos. Além disso, também há uma ajuda de custo mensal para subsidiar despesas, dentre elas, internet e energia elétrica, pagos em folha de pagamento. Os profissionais que fazem home-office também possuem plano de saúde com cobertura para o local onde residem. Um detalhe importante é o cuidado que o RH tem com aqueles que não estão fisicamente presentes: os presentes e brindes que a HBSIS oferece aos seus profissionais que trabalham nas unidades são enviados diretamente para a casa dessas pessoas, de forma que eles não deixem de se sentir parte do time.

Hospital Albert Einstein

Na área da saúde, também é possível flexibilizar a jornada de trabalho, para acompanhar os avanços tecnológicos e o perfil do novo mercado de trabalho. O Hospital Israelita Albert Einstein, por exemplo, implantou o Programa Home Office, a fim de permitir este modelo de trabalho aos colaboradores que ocupam cargos compatíveis com essa forma de atuação. O Programa teve início em junho de 2018. Inicialmente, foram mapeados 1.799 colaboradores elegíveis para essa modalidade, através das atividades que exercem, o programa foi iniciado por fases, sendo a inicial com 500 deles que já possuíam notebook da empresa – um dos requisitos do programa. Para que a implantação ocorresse de forma estruturada, o programa foi dividido em três fases: a primeira tinha como meta agregar 180 colaboradores, a segunda 360 e a terceira – e última – 1.259.  Atualmente, 191 colaboradores participam Home Office. Uma pesquisa realizada em setembro de 2018 apontou um índice de satisfação geral de 97%, o que demonstra a aceitação ao novo modelo de trabalho. Ao aderir ao Home Office, o colaborador passa por um treinamento online e recebe as orientações necessárias para a execução de suas atividades de forma remota como: ergonomia, rotina de trabalho, planeamento familiar etc.

Itaú Unibanco

Para apoiar a adaptação a esse novo modelo de trabalho, o banco elaborou um guia para gestores e colaboradores com informações das regras, modelo de trabalho, ergonomia e canais de apoio. As pesquisas com os participantes indicam alta satisfação com o programa, tanto do ponto de vista do gestor quanto do colaborador em home office.

Ivia

São disponibilizados os seguintes serviços no site da empresa para viabilizar o home-office: controle de ponto, banco de ideias, contracheque online, SAI – sistema de atendimento ao IVIAno, sistema de competências, arquivos e templates, que facilitam o acesso remoto. Para o time de gerentes toda a documentação (entrevistas, checklist, solicitações para o setor pessoal e solicitação para o diretor) de atividades é feita pela internet, o que otimiza o tempo de trabalho.

KingHost

No Programa de Home Office Integral, há a disponibilização de equipamentos de trabalho (notebook e acessório), além da disponibilização de um link de internet ou o pagamento de ajuda de custos no valor de R$ 150,00 por mês para eventuais despesas. Os gestores dos colaboradores que trabalham em home-office incentivam a minimizar a distância através de ações como participação em reuniões via Skype, inclusão em ações por vídeo etc. Além disso, para que todos estejam alinhados no que diz respeito a reuniões, no caso de não haver como, por meios de ferramenta de streaming, são realizadas as gravações dos encontros entre os times presenciais. Assim, na sequência, esses vídeos são disponibilizados aos KingHosters que trabalham via Home Office. 

Nextel

Um dos principais benefícios percebidos pelos colaboradores é o NEXMOB, o programa de home-office da Nextel. O programa foi criado em 2015, inicialmente apenas para colaboradores com cargo de coordenador e acima, e foi estendido a todos colaboradores administrativos em 2018. Por meio dessa prática, todos colaboradores administrativos, de todos os níveis, com mais de 90 dias de empresa, podem trabalhar remotamente 1 ou 2 vezes na semana. Para participar, eles devem realizar um treinamento com dicas e orientações sobre como aproveitar bem o dia de home-office.

Oracle do Brasil Sistemas Ltda

Na empresa de tecnologia, os colaboradores podem fazer home-office sempre que necessário. Por isso, todos eles têm acesso à internet e a grande maioria possui notebooks, telefone por IP (acessado via computador), que permite a realização de reuniões em modo telepresença e smartphones. Para quem precisa, oferecemos celulares corporativos para facilitar o trabalho.