O One on One é um tipo de reunião clara e produtiva, que aborda pontos específicos, em um momento particular e sem rodeios. É uma prática cada vez mais usada pelas empresas com abordagens rápidas e regulares.

Assim, o alinhamento entre líder e liderado, sobre demandas e desenvolvimento profissional, é primordial para garantir bons resultados no negócio. Dessa forma, o líder tem a oportunidade de dizer o que espera e o colaborador, de melhorar seu desempenho.

Neste post, você vai entender o conceito de One on One e as vantagens da sua aplicação nas empresas. Continue lendo e veja como implementar esse modelo de reunião e obter melhores resultados na performance dos colaboradores!

O que é One on One?

O One on One, ‘um a um’ na tradução livre, é o tipo de reunião em que participam duas pessoas, normalmente, o líder e um membro do time. O objetivo é promover encontros esporádicos, não demorados, para trocar ideias, alinhar demandas ou fornecer feedbacks.

Também chamada de 1:1, esta reunião propõe diálogos e trocas que ajudam o colaborador a enxergar melhor o que a empresa deseja do seu trabalho. Com isso, cada talento consegue analisar o próprio desempenho e identificar como pode contribuir para o sucesso do negócio.

Além disso, a reunião funciona como uma espécie de coaching personalizado, uma vez que são cerca de 30 minutos dedicados às especificidades de cada talento. É a oportunidade de ouvir e ser ouvido, para ambas as partes, eliminando possíveis ruídos na relação e falta de entendimento sobre as expectativas.

Qual a diferença entre feedback e One on One?

Embora o feedback seja um componente crucial de uma reunião One on One, eles não são o mesmo. Feedback refere-se a comentários específicos sobre o desempenho de um colaborador em uma tarefa ou projeto, geralmente para corrigir ou incentivar determinados comportamentos.

Por outro lado, uma One on One é uma conversa mais ampla que pode incluir feedback, mas também aborda objetivos de carreira, desenvolvimento pessoal, problemas atuais e futuros, e a construção de uma relação de confiança contínua.

Por que 1:1 são importantes?

No livro “First, Break All The Rules”, inspirado na empresa Gallup, autoridade mundial em engajamento, uma das principais estratégias para gerar satisfação e engajamento é fazer com que as pessoas se sintam ouvidas no ambiente de trabalho.

A reunião One on One é um momento especial para ter essa comunicação frente a frente: liderança e pessoas lideradas. É uma agenda fixa, mostrando que a empresa está aberta para a comunicação e interação.

Segundo dados do Great Place To Work, os colaboradores que recebem 3 ou mais feedbacks ao longo do ano tem maior grau de engajamento e Índice de Confiança.

Isso aponta para a importância de estabelecer uma rotina de interação com as pessoas colaboradoras.

A reunião do 1:1 é focada na pessoa colaboradora. A conversa é mais reservada e aberta, permitindo abordar sentimentos, anseios, preocupações e muito mais.

É o momento que a gestão tem, perante a rotina de trabalho, conversar sobre a visão do colaborador sobre os processos, a cultura e os valores empresariais.

Em muitas empresas, a liderança aproveita o One On One para criar um Plano de Desenvolvimento Pessoal (PDI). Um planejamento aberto para ajudar a pessoa colaboradora se desenvolver no que ela quiser.

Quais são as vantagens de adotar esse tipo de abordagem?

De periodicidade semanal ou quinzenal — conforme a necessidade — a 1:1 tende a ser mais produtiva e menos cansativa do que as longas reuniões com a participação de toda a equipe.

De forma individual, cada colaborador consegue entender seu papel na organização e se adequar com mais facilidade, o que traz benefícios de médio a longo prazo. Selecionamos algumas vantagens de colocar esse tipo de reunião em prática!

Melhora no fluxo de comunicação

Com a One on One, a comunicação é direta e sem intermediários, eliminando interpretações equivocadas. Dessa forma, o líder fala pontualmente ao liderado sobre assuntos diversos que estejam ligados ao trabalho de rotina.

Em contrapartida, o colaborador tem a chance de se posicionar, apresentar suas dificuldades, inseguranças e principais desafios. À medida que os encontros vão acontecendo, a comunicação torna-se cada vez mais fluida e dinâmica.

Feedback constante

A frequência da reunião favorece os feedbacks constantes, ou seja, as ocorrências e situações não se acumulam, sobretudo se existem pontos a serem esclarecidos e alinhados. Tanto o líder quanto o liderado podem explorar acontecimentos e debater juntos sobre soluções e iniciativas.

Se um processo falhou ou se um comportamento está inadequado, a 1:1 é uma excelente ocasião para colocar as cartas na mesa e fazer correções ou ajustes. Cientes de alguns pontos de vista, em episódios futuros, cada um saberá como agir para corresponder às expectativas do outro.

Fortalecimento da relação entre líder-liderado

A proximidade e privacidade dessa reunião são elementos importantes que ajudam a criar uma relação de confiança entre o líder e o liderado. Como acontece mais vezes, com o tempo, a participação do colaborador em grupo, com ideias e sugestões ocorre naturalmente, sem o medo de ser repreendido pela liderança.

No dia a dia, nem sempre há tempo para prestar atenção aos detalhes e a 1:1 cria essa oportunidade. Nesses momentos, além das demandas de trabalho, certamente haverá espaço para considerações pessoais, o que é bom para encontrar afinidades e desenvolver laços de admiração e respeito.

Aumento na produtividade

Em um ambiente corporativo onde existe um bom fluxo de comunicação e uma relação harmônica entre líder e liderados, as pessoas são mais propensas à motivação e ao engajamento.

A One on One não só alinha demandas, objetivos e expectativas, como mostra o quanto a empresa se preocupa com o desempenho dos seus colaboradores. A valorização e a melhoria contínua do trabalho são motivos consistentes de permanência e, consequentemente, de um notável aumento na capacidade produtiva.

Desenvolvimento dos colaboradores

As One on Ones permitem um foco mais aprofundado no desenvolvimento dos colaboradores. Durante essas reuniões, gestores podem identificar áreas de melhoria, oferecer recursos e apoio necessários, e traçar planos de desenvolvimento profissional, promovendo o crescimento contínuo do colaborador na empresa.

Solução de problemas

Essas reuniões são um excelente espaço para identificar e resolver problemas que podem estar afetando o desempenho ou a moral dos colaboradores. Questões que podem passar despercebidas em reuniões de equipe são frequentemente abordadas em One on Ones, permitindo soluções mais rápidas e eficazes.

Evolução de demandas

As One on Ones proporcionam uma oportunidade para discutir e reavaliar as demandas de trabalho. Gestores e colaboradores podem ajustar expectativas, realocar tarefas e garantir que as prioridades estejam alinhadas, o que contribui para uma gestão mais eficiente do tempo e dos recursos.

Quais são os benefícios da One on One para o colaborador?

Para os colaboradores, as One on Ones oferecem vários benefícios:

• Autonomia e clareza: eles ganham uma compreensão clara das expectativas e recebem o apoio necessário para alcançar seus objetivos.
• Desenvolvimento pessoal: colaboradores têm um espaço dedicado para discutir suas ambições e traçar um plano de carreira com o apoio do gestor.
• Confiança e abertura: a regularidade dessas reuniões fortalece a confiança entre gestor e colaborador, promovendo um ambiente de trabalho mais aberto e colaborativo.
• Engajamento e motivação: ao se sentir ouvido e valorizado, o colaborador tende a se engajar mais nas suas tarefas, resultando em maior motivação e satisfação no trabalho.

Como implementar a prática One on One em 6 passos

Agora que você já conhece o conceito de 1:1 e seus benefícios, pode querer implementá-lo na sua empresa. Como qualquer outra reunião, é preciso planejar bem como será aplicada e realizada, considerando os assuntos a serem abordados, o tempo de duração e período de ocorrência.

Selecionamos algumas dicas para ajudar você a colocar esse modelo em prática junto aos líderes da organização!

1. Organização das pautas

O primeiro passo é levantar as necessidades de realização desta reunião com cada colaborador e planejar bem as pautas. O que vale também para o colaborador, quando for notificado de que será participante de uma reunião com a liderança.

É preciso ter direcionamento ou o encontro perderá seu efeito, impactando na perda de tempo dos envolvidos. A proposta do 1:1 é criar encontros que sejam produtivos e evolutivos, caso contrário, a comunicação será falha e o assunto tratado, sem fundamento.

2. Tempo de duração

Planejar a duração é importante para visualizar todos os temas em um tempo definido. Com isso, o ritmo da conversa terá um fluxo mais dinâmico e prático para que tanto o líder quanto o colaborador saiam da sala com boas soluções e respostas.

Nos minutos de reunião é preciso criar oportunidade de falar e ser ouvido, cada um dentro do seu momento de interação. Lembrando que a One on One é uma reunião mais curta, que não deve ultrapassar o tempo de 30 minutos para ser satisfatória e produtiva.

3. Regularidade das reuniões

A ideia das reuniões 1:1 é promover o desenvolvimento dos colaboradores por meio dos feedbacks contínuos. Logo, devem ser regulares, de preferência, semanais, até que todos estejam bem alinhados.

Se não for possível, agende a cada 15 dias, já deixando o colaborador ciente dos dias e horários da sua sessão. O agendamento prévio não causa surpresas e permite que os profissionais organizem tanto a rotina quanto as ideias.

Com a frequência, as ocorrências não se acumulam, os feedbacks se mantêm ativos e a comunicação permanece fluida. Entre uma reunião e outra, os detalhes não passam despercebidos, colaborando para que problemas sejam resolvidos de imediato.

4. Performance

A performance da reunião One On One acontece a partir do registro e acompanhamento das metas.

É importante falar sobre como a pessoa está desempenhando o seu trabalho, apontando pontos de melhorias e reconhecendo os acertos.

Por meio dos dados, a liderança pode mostrar para a pessoa a evolução na empresa.

5. Feedbacks

É fundamental investir em trocas de feedbacks nesta reunião. Este é um momento para a gestão poder conversar com a pessoa sobre suas percepções com o trabalho e a rotina.

Peça para a pessoa colaboradora indicar pontos de melhorias, dificuldades enfrentadas nos processos e possibilidades de qualificar ainda mais o ambiente de trabalho.

6. Escolha do local

Sabemos o quanto a rotina de um líder é apertada e repleta de compromissos, mas para ter resultados efetivos com a 1:1, evite ser interrompido. O colaborador deve sentir que a liderança está totalmente disponível para ouvi-lo e saber o que é necessário para melhorar seu desempenho.

Portanto, o local da reunião deve ser um ambiente confortável, privado e neutro para que, sobretudo, o liderado se sinta à vontade. A escolha é um critério da gestão, que pode optar por um espaço dentro ou fora da empresa, desde que ligações, e-mails ou urgências não interfiram na qualidade do momento.

Como você pode notar, o conceito de One on One traz uma visão moderna, prática e diferenciada da interação entre líder e liderados. É preciso reconhecer que os talentos da empresa podem ter muito a contribuir se forem ouvidos e orientados pela gestão em uma relação de troca e desejo mútuo em prol do sucesso do negócio.

Obter sucesso na implementação do One on One só é possível se os líderes da organização estiverem de fato alinhados com a prática de modo que ela seja realizada corretamente, gerando os impactos esperados.

Quais perguntas realizar na One on One?

Fazer as perguntas certas é essencial para obter o máximo das One on Ones. Quando bem formuladas, podem ajudar a direcionar a conversa, identificar problemas, e criar um ambiente de apoio e crescimento. Aqui estão algumas categorias de perguntas que podem ser úteis, com exemplos adicionais para cada categoria:

A importância das perguntas certas

Perguntas bem pensadas são fundamentais para o sucesso das reuniões One on One. Elas ajudam a orientar a conversa e permitem que os gestores obtenham insights profundos sobre o desempenho, os desafios e as aspirações dos colaboradores.

Ao fazer as perguntas certas, os gestores podem identificar áreas de melhoria, oferecer o suporte necessário e fortalecer o relacionamento com seus colaboradores. Além disso, perguntas eficazes promovem uma comunicação aberta e honesta, o que é crucial para criar um ambiente de trabalho positivo e produtivo.

Exemplos de perguntas

Sobre o trabalho atual

Estas perguntas ajudam a entender os desafios imediatos que o colaborador está enfrentando e como ele está lidando com suas responsabilidades.

• “Quais são os maiores desafios que você está enfrentando agora?”
• “Existe alguma tarefa ou projeto específico com o qual você está tendo dificuldades?”
• “Você está satisfeito com o volume de trabalho que tem atualmente?”
• “Quais são as suas prioridades principais para esta semana/mês?”
• “Há algo que esteja impedindo você de realizar seu trabalho da melhor forma?”

Desenvolvimento e crescimento

Essas perguntas focam no desenvolvimento profissional e nas aspirações de carreira do colaborador, permitindo que o gestor ofereça suporte no planejamento de carreira.

• “Quais habilidades você gostaria de desenvolver?”
• “Há alguma área ou projeto em que você gostaria de se envolver mais?”
• “Quais são seus objetivos de carreira a curto e longo prazo?”
• “Há algum treinamento ou curso que você gostaria de fazer?”
• “Como você vê sua evolução na empresa nos próximos anos?”

Feedback e suporte

Perguntas nesta categoria ajudam a identificar como o gestor pode apoiar melhor o colaborador, oferecendo feedback construtivo e recursos necessários.

• “Como posso te apoiar melhor no seu trabalho?”
• “Há algo que eu possa fazer para ajudar você a ser mais eficiente?”
• “Você sente que está recebendo feedback suficiente sobre seu desempenho?”
• “Existe algum recurso ou ferramenta que você precisa para fazer seu trabalho melhor?”
• “Como você prefere receber feedback: em reuniões como esta, por e-mail, ou de outra forma?”

Bem-estar e satisfação

Estas perguntas são importantes para entender o bem-estar geral do colaborador e sua satisfação com o ambiente de trabalho, ajudando a manter um clima positivo e motivador.

• “Como você está se sentindo em relação ao trabalho e ao ambiente de trabalho?”
• “Há algo no ambiente de trabalho que está afetando sua motivação ou satisfação?”
• “Você sente que seu trabalho está sendo reconhecido e valorizado?”
• “Como você está equilibrando seu trabalho e sua vida pessoal?”
• “Há algo que você gostaria de mudar no seu dia a dia aqui na empresa?”

Essas perguntas ajudam a criar uma conversa produtiva e significativa, permitindo que o gestor obtenha insights valiosos e o colaborador sinta-se apoiado e valorizado. Ao incorporar essas questões em suas One on Ones, os gestores podem assegurar que as reuniões não apenas abordem questões imediatas, mas também contribuam para o desenvolvimento contínuo e o bem-estar geral dos colaboradores.

Como deixar a reunião mais produtiva?

Para tornar as reuniões One on One mais produtivas, considere as seguintes dicas:

• Seja pontual e respeite o tempo: comece e termine a reunião no horário combinado.
• Defina uma agenda clara: estabeleça os tópicos a serem discutidos com antecedência.
• Seja presente e focado: evite distrações durante a reunião, como checar e-mails ou atender telefonemas.
• Anote os pontos principais: mantenha um registro das discussões e das ações acordadas para referência futura.
• Faça follow-up regularmente: revise o progresso das ações discutidas nas reuniões anteriores para garantir a continuidade e a responsabilidade.

Assim, as reuniões One on One são uma ferramenta poderosa para fortalecer as relações de trabalho, melhorar a comunicação e fomentar o desenvolvimento contínuo dos colaboradores. Adotar essa prática pode transformar a dinâmica de sua equipe, promovendo um ambiente de trabalho mais colaborativo e produtivo.Se você gostou deste conteúdo, siga o GPTW nas redes sociais para mais dicas e insights Instagram | Facebook | LinkedIn.

Crédito da imagem: Freepik.