A pandemia trouxe desafios inesperados, sobretudo no universo de Recursos Humanos. Estamos falando, por exemplo, do home office e da gestão remota. Trabalhar de casa, no caso de quem tem esse privilégio, ou em período integral ou na modalidade híbrida adotada por algumas empresas na retomada, virou questão de saúde pública e agora já discutimos até mesmo a sua continuidade depois do fim da pandemia da Covid-19. 

Se é verdade que, por um lado, a aceleração do home office causada pela pandemia mostrou as fragilidades desse sistema, como a vulnerabilidade causada pela falta de contato pessoal e de estrutura básica para trabalhar em casa, por outro lado o formato trouxe alguns ganhos, sendo a flexibilidade no trabalho um deles. A mesma flexibilidade que, segundo a Internacional Workplace Group, é responsável pelo aumento da produtividade de 80% dos profissionais pesquisados em 96 países, agora parece ganhar espaço também em outras áreas, como a de gestão de benefícios. 

A resposta pode estar nos benefícios flexíveis

As empresas cada vez mais buscam valorizar a diversidade,  o estilo de vida de cada funcionário e até mesmo usar isso como argumento para atração de talentos. É aí que entram os benefícios flexíveis: eles permitem que o colaborador use o que você oferece da maneira que for melhor para ele. A política de benefícios flexíveis é um sistema que oferece liberdade de escolha.

Este conceito começou a aparecer em algumas organizações  nos anos 70, nos Estados Unidos, e tem sido muito popularizado no Brasil nos últimos anos. Com o início da pandemia, ele se mostrou adequado para muitas empresas e colaboradores, já que o contexto atual de intensas mudanças trazia novas necessidades e, portanto, demandava outros benefícios. O que fazer com o vale-refeição (VR) já que os restaurantes estão fechados? O colaborador simplesmente perde o benefício? Com “beneflex”, não . 

No caso do cartão Vee Benefícios, por exemplo, o colaborador pode ter tanto o vale-refeição quanto o alimentação (VA) em um mesmo lugar, sem precisar optar por VR e VA ou por uma porcentagem a ser distribuída em cada um deles. O valor disponibilizado pela empresa pode ser usado tanto em restaurantes e padarias como em mercados, hortifrutis, açougues e até mesmo aplicativos de delivery. Do jeito que o colaborador quiser naquele momento. 

Ou seja, é como se quem tem benefício flexível pudesse escolher entre VR e VA a cada compra, sem dor de cabeça e sem ter que “falar com o RH”.

Mas, afinal, como as empresas flexibilizam os benefícios?

Para isso, a empresa precisa estar atenta aos seguintes pontos:

1. Entender a necessidade dos colaboradores

As pessoas são diferentes e, por isso, têm necessidades e desejos diferentes. Sim, isso é quase um clichê, mas essa é a pedra fundamental dos benefícios flexíveis.

Veja, por exemplo, o benefício academia. Ele é importante e está se tornando cada vez mais popular dentro das empresas, mas não se adequa a todos. Alguns preferem corrida de rua, outros treinam em casa. Não é correto que essas pessoas “percam” o benefício. Com os Beneflex, os colaboradores que quiserem podem pagar academia, os demais podem usar o mesmo saldo para outras coisas. 

2. Contextualizar a política de benefícios

Independentemente de pandemia, os colaboradores sempre tiveram necessidades distintas e esta crise trouxe mais um elemento para a justificar a variedade na oferta de benefícios. O contexto atual é de migração repentina para o trabalho remoto, o que, por sua vez, tornou alguns benefícios tradicionais obsoletos. Ignorar este novo contexto não faz sentido.  

Itens como estacionamento e vale-transporte perdem importância, dando lugar para benefícios como saúde, cultura, educação e ajuda de custo com a internet e mobiliário no home office. Pelo menos é isso o que mostrou uma pesquisa recente da Vee.

Segundo o levantamento, o uso de VR caiu 41,4% durante a quarentena em relação ao período até o início de março, ao contrário do VA, cuja utilização disparou 82% no mesmo intervalo. Em relação à saúde, os gastos no cartão de benefício flexível oferecido pelas empresas saltaram 156%.

3. Criar uma política de comunicação dos benefícios 

É muito importante que o colaborador saiba, desde a efetivação, quais benefícios ele tem direito na empresa. Isso evita potenciais atritos e aumenta o senso de comprometimento da empresa com o colaborador e de volta.

Além disso, desenvolver uma comunicação perene sobre os benefícios é importante em momentos de transição e constantes mudanças, como o que estamos vivenciando com a Covid-19. Nestes períodos, além de deixar o canal aberto com os colaboradores para entender as necessidades de ajustes nos benefícios oferecidos pela empresa, é importante comunicar as alterações para todo o time de maneira clara. E este canal estabelecido pode ser a chave para diálogos cada vez mais próximos entre recursos humanos, liderança e colaboradores.  

4. Usar novas soluções de benefícios que  se adequem aos seus colaboradores

Existe um receio na adoção dos benefícios flexíveis no mercado por conta da legislação trabalhista, por isso a importância de uma ferramenta que possibilite a implantação dessa nova política de benefícios com segurança. A ideia do Beneflex é que a empresa oferte um saldo de benefício ao colaborador e que ele escolha a forma de utilização, distribuindo o saldo entre as suas necessidades. Então se, por exemplo, o colaborador não está mais utilizado o vale-transporte e quer realocar o saldo para outro benefício que se adapte à sua necessidade naquele momento, ele pode.

O que é importante observar é que os pontos de um programa de benefícios flexíveis só devem ser convertidos em benefícios, jamais em dinheiro para que não configure como direito adquirido como salário, uma das possíveis motivações de processos trabalhistas.

O gestor de benefícios deve se atentar à legalidade do serviço pois existem travas necessárias no benefício flexível para se enquadrar em todas as exigências legais e trabalhistas, sem se caracterizar salário natura.  

Diante desses cuidados, pode parecer muito trabalhoso implantar um Beneflex, mas isso se torna muito simples e seguro quando, por exemplo, a empresa opta por adotar soluções de cartões únicos de benefícios, como o da Vee Benefícios.

Um sistema automatizado e desburocratizado de controle de benefícios é essencial.  Uma das maiores dores de cabeça que as empresas têm com os fornecedores tradicionais de cartão de benefício é a burocratização de todos os processos a atendimentos. Isso é tempo demais quando falamos do dinheiro das pessoas.