Uma boa Comunicação Interna é fundamental para dinamizar os processos da empresa e, com isso, encaminhar o sucesso do negócio. Confira 8 boas práticas para implementar esse conceito.

A Comunicação Interna (CI) se tornou uma área estratégica dentro das organizações. Parte dessa transformação é devido à pandemia, que gerou mudanças disruptivas na forma, no conteúdo e no objetivo de comunicar e engajar os colaboradores.

No entanto, empresas ainda pecam em algumas escolhas que impactam a estratégia, deixando de aproveitar o potencial completo da área.

Para mudar isso, compartilhamos neste artigo algumas boas práticas que devem fazer parte do planejamento e/ou rotina da Comunicação Interna de toda organização, seja de pequeno, médio ou grande porte.

8 práticas para otimizar a comunicação interna

1. Alcance todas as pessoas da equipe, não importa onde estejam

Uma boa estratégia de CI é aquela que garante que a informação chegue a todos os colaboradores. Pensando em diferentes modelos de trabalho, como remoto e híbrido, a digitalização pode ser grande aliada nessa missão. Um exemplo é o uso de aplicativos que chegam até o funcionário, esteja ele trabalhando no ponto de venda, no campo ou no escritório.

O SuperApp da Dialog parte desse princípio. Ele ocupa menos espaço que uma foto no celular, tem acesso simplificado pela matrícula e permite segmentar de acordo com as informações que cada departamento, localidade ou cargo precisa receber.

 2. Conheça o colaborador

Entender as necessidades de quem receberá a comunicação é crucial para o sucesso da estratégia de Comunicação Interna. Isso porque, ao conhecer seu público-alvo e seus comportamentos, determinar a linguagem e os canais de CI se tornam tarefas mais fáceis (e eficazes).

Para exemplificar: a diferença entre gerações já é algo tratado dentro das organizações há certo tempo. A predominância de pessoas de gerações que cresceram com a presença parcial ou integral da tecnologia mostra o quão necessário é o movimento de digitalização de processos nas empresas.

Sendo assim, investir em uma estratégia com canais de Comunicação Interna offline pode não ser uma boa ideia. Não significa que ninguém os consumiria, mas é possível que os esforços e investimentos feitos não gerem um retorno satisfatório.

Agora, apostar em ferramentas digitais e que cheguem até o colaborador é uma boa pedida. Imagina ter um aplicativo voltado para potencializar o engajamento por meio do trabalho de CI? Um sonho, né?

Já pensando no conteúdo, uma boa dica é entender o que os funcionários querem e precisam saber. Para descobrir isso, existem várias formas: incluir uma pergunta sobre o assunto na pesquisa de clima, fazer um grupo focal etc.

3. Dê voz e protagonismo

Hoje, as pessoas não querem mais receber informações de forma passiva, e isso também serve para a comunicação interna. Assim como consumidores no mundo fora das empresas, colaboradores querem ter voz. 

Por isso, invista em estratégias que possibilitem essa participação direta, seja por meio de pesquisa, quiz, comentários, compartilhamentos, criação de conteúdo próprio, entre outros.

Um exemplo de solução interativa é a rede social corporativa, que é um canal de comunicação e espaço de fala e escuta para todas as pessoas da empresa.

O grande segredo de uma boa área de CI é tornar o colaborador protagonista, participando ativamente da produção da informação. Pois é: os tempos de funcionário receptor se foram! E não se engane, isso não prejudica em nada o trabalho do profissional de comunicação, muito pelo contrário.

4. Mensure tudo

A mensuração de resultados é absolutamente necessária dentro de Comunicação Interna. Analisar dados de comportamento dos colaboradores permite identificar forças e oportunidades de melhoria das ações da áre.

Com números, é possível mostrar o ROI (Retorno Sobre Investimento), defender ações com propriedade, principalmente para aqueles que não entendem o quão complexa e relevante é a dinâmica de CI.

5. Tenha cuidado com excessos

Não sobrecarregue as pessoas da sua equipe. Esgotamento, detrimento da saúde mental e estresse no trabalho são questões que aparecem cada vez mais nas empresas e ambientes de trabalho em geral. E a Comunicação Interna tem grande responsabilidade em evitar essas situações. 

E como fazer isso? Tendo uma comunicação objetiva, direta e simples.

6. Use a comunicação como meio para cultura organizacional

A Comunicação Interna é uma das principais formas de tirar a cultura organizacional e valores corporativos do papel e levá-los para o mundo real, na prática. Isso é possível com a produção de conteúdos que falam sobre o assunto de forma contínua.

Agindo como um dos principais condutores entre colaboradores e a cultura da empresa, CI precisa incluir a missão, visão e valores da companhia em suas comunicações.

Uma cultura boa e verdadeira é aquela que é vivida pelos colaboradores! Afinal de contas, é perceptível para quem olha de fora quando uma empresa prega algo e seus funcionários não acompanham ou, ainda pior, nem sabem.

7. Invista em uma comunicação inclusiva e diversa

Dois nortes que devem ser seguidos por uma boa área de CI são: acessibilidade e representatividade. As pessoas precisam se ver na comunicação e poderem consumi-la, sem obstáculo.

A acessibilidade vem com o uso de canais que possam ser usados e/ou consumidos por todas as pessoas, com a adaptação necessária. Já a representatividade vem com a demonstração da realidade do público da empresa no conteúdo e artes produzidas por Comunicação Interna.

8. Fuja de canais que não foram feitos para Comunicação Interna

Usar canais como WhatsApp e Instagram para a Comunicação Interna pode não ser a melhor opção. Afinal, eles não têm a finalidade de promover a comunicação com e entre colaboradores, e isso impacta diretamente nos resultados das ações (spoiler: de forma negativa!).

No caso do Instagram, a rede faz com que a Comunicação Interna, que não tem recursos próprios na ferramenta, tenha que competir com outros conteúdos, fora do âmbito profissional. Além disso, usá-lo como canal tem as seguintes desvantagens:

• Não há muitos dados/métricas, que são tão importantes atualmente para profissionais de CI;
• É uma rede feita pensada no entretenimento. Isso significa que há muitas distrações e ainda há chances de uma fadiga digital por parte do colaborador;
• O conteúdo não é segmentável (e a Comunicação Interna muitas vezes precisa ser, seja para informar a liderança ou qualquer outro grupo específico sobre algo);
• Mesmo tendo o colaborador como seguidor, não significa que ele viu e/ou consumiu a informação compartilhada no perfil da empresa na rede;
• Como possível (e provável) consequência dos três pontos anteriores, as chances de ruídos na comunicação são enormes!

O WhatsApp, mesmo sendo uma ferramenta que faz parte do cotidiano das pessoas, também oferece perigos para a Comunicação Interna, como:

• Distrações, já que o canal não é usado apenas para trabalho e abre brecha para desvio de atenção;
• Risco com os dados sensíveis, já que o aplicativo tem cunho pessoal;
• Segurança digital e riscos de fraude e exposição de informação a hackers;
• Falta de recursos para profissionais de CI.

Mãos na massa!

Agora que você conheceu como tornar a estratégia e trabalho da área de Comunicação Interna da sua empresa um grande sucesso, é hora de colocar tudo em prática!

Lembre-se que cuidar da Comunicação Interna impacta diretamente no clima organizacional. Como citamos em uma das dicas, o trabalho de CI é um dos pilares para construir um bom ambiente de trabalho e, consequentemente, uma excelente empresa para se trabalhar!

Uma boa opção para ajudar a área de CI a atingir seu potencial é o uso da rede social corporativa, que permite o agendamento de comunicados, segmentação, análise de dados e métricas, entre outros benefícios. 

O Dialog, por exemplo, faz tudo isso (e muito mais!). Além disso, a ferramenta acelera o movimento de transformação digital tanto nas áreas de Comunicação e RH quanto na organização como um todo.

Fale com os consultores da Dialog e entenda como melhorar o nível de engajamento dos colaboradores da sua empresa!