O onboarding é fundamental para o colaborador se adaptar ao grupo e desejar permanecer na empresa, bem como para acelerar o pico de produtividade.

Conhecer os colegas, entrosar com a equipe, entender a dinâmica da organização, o onboarding é isso e muito mais. O período de transição para uma nova empresa é marcado por grandes expectativas e importantes rituais — ou pelo menos deveria ser.

Uma estreia bem-sucedida é crucial para o sucesso de toda a empreitada e influencia diretamente na permanência do colaborador. E o segredo para receber bem os recém-chegados está no programa de onboarding. É o processo que visa não só acolher o novo membro do time, mas verdadeiramente integrá-lo e engajá-lo em prol de um relacionamento mais duradouro.

Logo abaixo, explicamos como funciona e listamos algumas dicas para você implementar na sua empresa. Vamos lá?

O que é onboarding?

Onboarding é o processo de integração que visa introduzir o colaborador na empresa, reforçando a missão, a visão e os valores da organização, bem como apresentá-lo aos departamentos e seus times. Seu objetivo é transmitir os conhecimentos e ferramentas necessárias para o bom desempenho de uma nova função.

Para os recém-chegados, será o momento da socialização, capacitação e aculturação. Vindos de fora, são pessoas que oxigenam a empresa com novos pontos de vista, formas de fazer as coisas e experiências. Porém, por melhor que sejam os currículos, o sucesso dos novos colaboradores depende de uma boa adaptação.

Socialização

A socialização é o processo em que o colaborador vai gradativamente se tornar um membro do grupo, criando novos vínculos e relações. Além disso, será apresentado ao seu papel e às suas funções enquanto parte do time.

Capacitação

A capacitação seria a preparação em relação às competências profissionais. É algo natural, pois a pessoa vem de um contexto diferente, em que foi treinada e orientada dentro de uma outra cultura organizacional.

Aculturação

O recém-chegado também será inserido em um contexto de novos hábitos, valores e crenças — ou seja, dentro de uma nova cultura organizacional. Há um processo de influências recíprocas. Ao mesmo tempo em que aprende sobre o modo de ser da empresa, o recrutamento externo ajuda a trazer novos elementos e facilita a mudança da organização ao longo do tempo.

Como funciona o onboarding digital?

Agora que você já sabe o que é onboarding, um ponto a ser destacado é o crescimento dos recrutamentos on-line e do trabalho remoto. Em muitos casos, essas mudanças vão exigir um plano de integração em meio digital, utilizando os meios de comunicação para socializar, capacitar e aculturar o novo colaborador.

O principal desafio é encontrar ferramentas remotas para atingir objetivos similares à integração presencial. Se, por exemplo, indicarmos um tutor para trabalhar fisicamente próximo do recém-chegado no presencial, no on-line, temos de criar canais de comunicação entre eles, como reuniões 1×1 por videoconferência e troca de mensagens.

Fazer um onboarding on-line exige esse bom senso de entender os objetivos do processo, avaliar os desafios e escolher soluções de inovação para satisfazer suas necessidades. Com isso, mesmo atuando remotamente, conseguimos deixar as pessoas mais próximas.

Qual é a importância do onboarding?

A palavra “onboarding” pode ser traduzida como “embarcar”. Nos planos de integração, buscamos fazer esse embarque de maneira organizada, facilitando a adaptação do novo colaborador. Assim, a chance de acerto na contratação e de permanência na empresa aumenta consideravelmente.

Um programa de onboarding eficaz aumenta o senso de pertencimento e reduz drasticamente o turnover. Organizações que promovem um processo de integração estruturado experimentam uma produtividade 62% melhor, segundo a Society for Human Resource Management (SHRM), e um índice de permanência 50% maior entre os novos contratados, como informa um estudo da Aberdeen Group.

Além disso, pode ser uma ferramenta para uma atuação mais humanizada na empresa. Isso porque não basta enxergar o colaborador, sem entender que, antes disso, existe uma pessoa com expectativas, necessidades, vida pessoal, etc.

Jogar o contratado dentro da empresa, como um recurso material ou um equipamento, não será a melhor abordagem para que empresa e colaborador atinjam seus objetivos. Existe um processo natural para que a pessoa passe a conviver em um novo ambiente, conseguindo contribuir para com a organização e estando satisfeita em suas funções.

Ter esse processo desenhado não significa que a organização vai acertar sempre, mas que as probabilidades de êxito são muito maiores. Além disso, ao definir padrões, podemos usar o feedback e aprender com a experiência, para melhorar continuamente. Por isso, é importante implementar o onboarding, ainda que de maneira remota.

Quais são os riscos de uma integração ineficaz?

Não é nada desejável ter uma integração ineficaz. Segundo a Forbes e a SHRM, a rotatividade de funcionários varia de 20% nos primeiros 45 dias de trabalho a 50% nos 18 meses iniciais. E, ao deixarem a empresa, eles acabam gerando gastos onerosos.

A SHRM também estima que essa substituição pode custar de seis a nove salários, mas há quem acredite que o valor possa ser bem maior. Já ao permanecerem nas empresas, colaboradores improdutivos e que não entendem o seu papel geram um custo de US$ 37 bilhões nos Estados Unidos e no Reino Unido.

Ainda assim, nem todas as organizações estão atentas ao tema. O State of the American Workplace, relatório anual da Gallup sobre ambientes de trabalho nos Estados Unidos, mostra que apenas 12% dos funcionários afirmam que a sua organização tem um ótimo programa de onboarding. Essa fragilidade no vínculo empregador-empregado é o que pode elevar os índices de rotatividade.

A verdade é que a proximidade com os novos colaboradores é fundamental. Para 96% deles, como aponta o LinkedIn, o contato regular com o gerente direto influencia diretamente na qualidade da experiência de integração.

Vale lembrar também que, entre As 150 Melhores Empresas para Trabalhar no Brasil, o índice de rotatividade é de 7% — afinal, os trabalhadores querem estar e ficar em ambientes de trabalho de excelência.

Quais são as vantagens de um programa de onboarding eficaz?

Um bom programa de onboarding traz inúmeras vantagens para colaboradores e empresas. É uma forma de criar as condições para a pessoa se adaptar e poder dar o seu melhor no trabalho. Confira os principais benefícios!

Melhora o alinhamento

Após o onboarding bem-sucedido, o colaborador estará adaptado à cultura e à equipe, aumentando o alinhamento do time. Será alguém que compartilha muitos dos valores da organização e entende suas normas e costumes, tendo uma boa convivência na empresa.

Reduz a rotatividade

As chances de colaborador e empresa continuarem a relação é muito mais elevada. Afinal, eliminamos as barreiras para o colaborador entregar resultados compatíveis com as competências e experiências demonstradas. Além disso, fazemos com que a pessoa se sinta bem no trabalho, tendo mais chances de querer ficar.

Aumento da produtividade

Uma boa integração significa não apenas ajudar o talento a realizar o potencial, mas acelerar esse processo. É natural que, antes dos treinamentos e orientações, o colaborador passe um período com produtividade mais baixa, em comparação com os colegas que já estão adaptados. 

Por meio de um onboarding eficaz, a pessoa terá mais clareza sobre a empresa, processos e funcionamento, realizando seu trabalho com mais naturalidade e autonomia. Consequentemente, será atingido a performance esperada de forma mais rápida.

Alinhar expectativas

No onboarding, o colaborador e empresa devem colocar suas expectativas com transparência, assim como em todos os processos da organização. Vale ressaltar que essa prática precisa ser contínua, ou seja, as empresas não podem deixar que a comunicação interna tenha falhas.

Aliás, os feedbacks são mais constantes nesse primeiro momento, a fim de que a empresa oriente a pessoa sobre como realizar o trabalho e sobre quais são os resultados esperados.

Desenvolve o colaborador

Por fim, pensando o desenvolvimento como um processo contínuo, o onboarding é a primeira fase. É comum, por exemplo, que o recém-chegado traga novas experiências e conhecimentos interessantes à empresa.

Se tudo der certo com a integração, é possível potencializar os aspectos positivos e desenvolver as competências necessárias, tendo em vista o que foi identificado no processo de recrutamento e seleção.

Como implementar essa prática na sua empresa?

O planejamento do onboarding passa por etapas ligadas à adaptação e à capacitação do colaborador.  Abaixo, você encontra algumas dicas de como implementar o processo.

Diferencie o profissional em integração

O primeiro passo é entender que o recém-chegado está em um estágio diferente dos demais colaboradores. Assim, suas atividades e funções iniciais serão adaptadas para essa realidade, em vez do profissional ser simplesmente colocado no cargo.

Escolha um tutor

O passo seguinte é escolher um profissional que possa servir de guia para o novo colaborador em suas funções, esclarecendo dúvidas, transmitindo confiança e orientando sobre como é a convivência na empresa. Lembre-se de pensar principalmente nas soft skills do tutor, como empatia, comunicação e escuta, pois serão importantes para promover a adaptação do recém-chegado.

Crie um manual do colaborador

A empresa pode preparar um manual para o colaborador. Nele, deve constar a apresentação da organização, as principais normas no trabalho, as maneiras de buscar serviços internos, como consultas ao RH e acesso ao canal de denúncias, entre outras informações relevantes.

Planeje as atividades de socialização

De acordo com o cargo, a empresa deve criar situações em que o recém-chegado possa socializar com os colegas e lideranças. Um exemplo é transformar o primeiro dia de trabalho em um evento:

• apresentar o colaborador para o time;
• reunir o profissional com lideranças;
• fazer um tour pela empresa explicando o funcionamento;
• realizar reuniões virtuais, em caso de trabalho remoto, para explicar processos e ferramentas.

Em ambientes remotos, por exemplo, é possível usar soluções e ferramentas com o intuito de aproximar sua equipe. Por que não realizar um happy hour durante uma call? ou até mesmo oferecer treinamentos e palestras internas?

Nesse caso, utilize os chats e outras ferramentas para auxiliar as atividades de socialização. E tudo isso pode fazer parte desse primeiro contato. Aliás, são atividades que podem e devem ser realizadas também em relação ao onboarding on-line.

Sensibilize a equipe

A chegada do novo profissional deve ser abordada junto à equipe, definindo-se papéis entre os membros do grupo. Por exemplo, quem será o tutor, quem vai acompanhar o colaborador no tour pela empresa, quais membros compartilharão tarefas com o recém-chegado etc.

Ofereça as capacitações

Muitas vezes, o candidato precisa conhecer as particularidades da organização ou satisfazer necessidades de desenvolvimento para o cargo que será exercido. Por isso, é um bom momento para iniciar treinamentos, indicar conteúdos e promover o aprendizado com auxílio do tutor.

Ouça as dificuldades e conceda feedbacks

Como as pessoas diferem entre si, o processo de onboarding não é composto apenas de padrões e etapas, mas também de adaptações para as necessidades de cada colaborador. Por isso, o acompanhamento é fundamental, tanto com a concessão de feedbacks como escutando o colaborador, a fim de buscar soluções.

Comece já no recrutamento e seleção

O onboarding deve ser planejado considerando também as fases de recrutamento e seleção. É importante que haja coerência do Employee Value Proposition (EVP) com a realidade da corporação. Ou seja, o colaborador precisa encontrar aquilo que foi prometido.

Isso faz com que essa passagem de candidato para colaborador seja a mais natural possível.

Avalie o clima organizacional

Outro cuidado é avaliar como está o clima organizacional em que o profissional será inserido. Um contexto em que as pessoas estão felizes, satisfeitas e motivadas naturalmente será mais receptivo aos novos colaboradores.

É um trabalho que passa pela realização de pesquisas de clima organizacional, identificando os pontos de melhoria e buscando as melhores práticas de gestão de pessoas.

Por que o programa de onboarding não acaba quando termina?

Algumas vezes, os processos de onboarding costumam ser reduzidos a poucos dias e são focados na educação dos novos colaboradores sobre as políticas da empresa. Contudo, esse período mais curto pode ser insuficiente para que os recém-chegados entendam as regras do jogo, percebam o seu papel, desenvolvam relacionamentos e se adaptem à cultura organizacional.

Interessante notar que, segundo a Harvard Business Review, os colaboradores levam oito meses para atingir o pico de produtividade. Porém, pouco mais da metade deles afirma, em pesquisa da CareerBuilder, que a duração dos programas de integração é de, no máximo, uma semana.

A verdade é que o processo de integração está intimamente ligado aos resultados apresentados, de modo que existe uma necessidade de repensar toda a formulação do programa de onboarding.

Há estudos que defendem que quanto maior o período, melhor a adaptação. Porém, é fundamental compreender a necessidade de não resumir a integração a poucos dias, como costuma acontecer.

Um bom exemplo desse período estendido é a integração na rede de hotéis Accor, presente no ranking As Melhores Empresas para Trabalhar no Brasil desde a primeira edição, em 1997. Lá, o programa de onboarding em unidades hoteleiras dura 45 dias, seguido de um programa de desenvolvimento profissional que pode chegar a um ano. Para a Urbanbound, essa experiência prolongada de integração melhora a produtividade dos novos funcionários em 34%.

O onboarding é a chance da sua empresa causar uma boa primeira impressão junto aos novos colaboradores, além de garantir uma integração verdadeira com a empresa e, consequentemente, um melhor desempenho nas atividades do dia a dia.

Para começar a construir esse relacionamento saudável e duradouro já nas fases de recrutamento e de integração, confira nosso conteúdo especial sobre Contratar e Receber: Guia GPTW para construir um excelente ambiente de trabalho!