Por meio de boas práticas de gestão de pessoas, você pode oferecer uma contribuição decisiva para superar os desafios do home office. Esse modelo de trabalho já alcança 7,4 milhões de pessoas, segundo dados do IBGE.

Ao oferecer uma ótima experiência remota, sua empresa será mais atraente para os talentos que buscam a flexibilidade. Logo, terá acesso diferenciado a competências e experiências que podem alavancar a produtividade, inovação e eficiência dos negócios.

Neste conteúdo, abordamos os pontos-chave para um ambiente de trabalho a distância. Explore as boas práticas e as estratégias eficazes que você pode implementar na sua empresa!

Por que o trabalho remoto só cresce no país?

O trabalho remoto se consolidou a partir da Reforma Trabalhista. A nova legislação regulamentou o modelo de trabalho e trouxe diretrizes claras para a adoção pelas empresas.

Logo após, a pandemia criou a necessidade de distanciamento social. Contudo, mesmo com o retorno às atividades presenciais posteriormente, muitas organizações mantiveram o modelo e suas variações, como o trabalho híbrido.

Em estudo da FGV, percebemos que a adoção do home office permanece relevante ao compararmos antes (2021) e depois (2022) da pandemia:

Empresarial:

• 2022 — 32,7%;
• 2021 — 57,5%;

Indústria de Transformação:

• 2022 — 49,0%;
• 2021 — 72,4%;

Serviços:

• 2022 — 40,3%;
• 2021 — 65,5%;

Varejo Ampliado:

• 2022 — 12,9%;
• 2021 — 34,5%;

Setor da Construção:

• 2022 — 10,1%;
• 2021 — 52,1%.

Uma diferença entre o cenário antes e depois da pandemia foi o aumento da produtividade. Em 2021, 19,1% das organizações perceberam ganho de desempenho com o home office. Já em 2022, o número subiu para 30%.

Apesar dos desafios do home office, a maioria das pessoas percebeu benefícios no modelo:

• não perder tempo com deslocamento (61,0%);
• horários mais flexíveis (58,9%);
• conforto para trabalhar (52,5%);
• redução de custos (51,9%);
• aumento do bem-estar/qualidade de vida (50,4%);
• aumento da produtividade no trabalho (40,6%);
• não enxergo pontos positivos (3,9%).

Pelos benefícios e impulso oferecido pela pandemia, o home office está em crescimento, e há margem para ampliação do modelo. Hoje, são 7,4 milhões de pessoas em home office.¹ Contudo, o potencial, segundo o IPEA³, é quase o triplo: 20,5 milhões de profissões, considerando as características do trabalho, poderiam adotar o modelo no Brasil.

Quais são os desafios do home office que ainda preocupam?

Para satisfazer as expectativas de qualidade de vida, produtividade e eficiência no trabalho remoto, precisamos de atenção aos desafios do home office. É importante ser atuante para entender os pontos de melhoria e adotar boas práticas.

Estrutura inadequada

As pessoas nem sempre contam com ambientes adequados para as atividades remotas. Essa falta de espaço próprio influencia os resultados, tanto com desafios técnicos quanto motivacionais.

Não ter um local adequado significa a falta de separação entre trabalho e casa. Cria-se a sensação de estar, quase sempre, à disposição da empresa, mesmo que esse estado de atenção não se reverta em produtividade.

Falta de alinhamento na comunicação

A comunicação remota não tem o mesmo dinamismo de estar em um ambiente físico com as equipes. Simultaneamente, pode ser que as regras não estejam claras sobre as situações e momentos para as abordagens.

Distrações no horário de trabalho

O contexto em que vivenciamos o home office é mais aberto às distrações. Em conjunto com as tarefas pessoais ocupando tempo de serviço, as atividades a distância podem ser mais expostas ao uso das redes sociais, internet, streaming e outras distrações.

Equipes trabalhando além do horário

Os desafios do home office também incluem a separação entre trabalho e descanso. A falta de fronteira gera tanto distrações quando a pessoa poderia estar trabalhando como ocupações dos momentos de descanso com tarefas.

Falta de engajamento da equipe

Nem sempre é fácil manter o comprometimento e a responsabilidade no trabalho. As pessoas não estão próximas de suas lideranças e colegas, e podem enfrentar dificuldades para se motivarem e se engajarem em um contexto remoto.

Manutenção da produtividade

A autogestão necessária para produzir em home office pode ser um desafio para a produtividade. Além disso, as pessoas são diferentes entre si, e algumas podem não se adaptar, perdendo desempenho no trabalho remoto.

Sensação de solidão

As organizações humanas são ambientes em que as pessoas convivem e satisfazem seus extintos gregários. Um possível isolamento causado pelos desafios do home office pode comprometer o bem-estar e a saúde mental.

Como superar os desafios do trabalho remoto?

É possível conciliar o home office com saúde física e mental, bem-estar e qualidade de vida. As pessoas podem ser altamente produtivas nesse modelo. Para ilustrar, segundo Estudo das Melhores Empresas para Trabalhar™(2023), 90% das organizações certificadas pelo GPTW adotam o modelo em algum nível.

Tudo depende da cooperação para promover as melhorias e criar uma boa experiência remota. A colaboração entre pessoas e organização é o caminho para obter os benefícios da flexibilidade, superando os desafios do home office.

Mostre como otimizar tempo

A capacitação das pessoas é um passo relevante para uma boa experiência a distância. Temas importantes podem ser abordados em treinamentos, materiais didáticos, videoaulas, eventos online e outras experiências de educação:

Tecnologias utilizadas no trabalho remoto:

• ferramentas de videoconferência (Zoom, Microsoft Teams);
• plataformas de gerenciamento de projetos e Workplaces (Trello, Asana);
• aplicativos de comunicação instantânea (Slack, Microsoft Teams);
• softwares de colaboração em documentos (Google Docs, Office 365).

Métodos de gestão de tempo e organização:

• GTD (Getting Things Done): técnicas de captura, processamento, organização, revisão e execução de tarefas;
• método 5S: seiri (classificação), seiton (ordenação), seiso (limpeza), seiketsu (padronização), shitsuke (disciplina);
• uso de ferramentas como calendários, listas de tarefas e aplicativos de produtividade;
• técnicas de priorização de tarefas, como a Matriz de Eisenhower.

Modelos de organização para separar o ambiente profissional e pessoal:

• criação de um espaço dedicado ao trabalho em casa, livre de distrações;
• estabelecimento de horários fixos para o início e término da jornada de trabalho;
• uso de sinalizadores visuais para indicar momentos de trabalho e de lazer;
• planejamento de pausas regulares para evitar o desgaste e manter a produtividade.

Dicas para otimizar o tempo no trabalho remoto:

• estabelecer uma rotina diária clara e consistente;
• definir metas e prazos para cada tarefa;
• evitar multitarefas, concentrando-se em uma atividade por vez;
• utilizar técnicas de Pomodoro para melhorar a concentração e a eficiência;
• reduzir distrações desativando notificações desnecessárias.

Melhoria contínua e avaliação de desempenho:

• participar de cursos e workshops para aprimorar habilidades;
• realizar autoavaliações periódicas para identificar áreas de melhoria;
• solicitar feedback regular de colegas e supervisores;
• implementar ajustes baseados em avaliações e feedbacks recebidos.

Defina prazos de entrega justos

O fluxo de trabalho precisa ser conhecido por todos e negociado. No começo, as pessoas podem ter mais dificuldade para estabelecer uma rotina, à medida que se acostumam ao trabalho remoto. Ademais, mesmo com o tempo, a dinâmica pode ser diferente de atuar dentro da organização, considerando os desafios do home office.

Nesse contexto, é importante estabelecer o diálogo, coletando feedbacks das pessoas e realizando reuniões one-on-one para definir as entregas. Esses prazos devem ser justos e considerar os períodos de descanso das pessoas, como pós-jornada de trabalho, feriados, finais de semana e repouso semanal.

Ofereça a estrutura à equipe

Para garantir que todos possam trabalhar de forma eficiente e confortável, a estrutura necessária para o home office é decisiva. Isso inclui fornecer equipamentos adequados, como laptops, monitores, cadeiras ergonômicas e acessórios de escritório.

Também é importante pensar no suporte técnico para resolver problemas que possam surgir com os dispositivos e a conexão à internet. Há diferentes formas de implementar esse apoio à estrutura de trabalho:

• auxílio home office;
• reembolso de despesas;
• equipes de suporte remotas;
• parcerias para descontos em móveis e eletrônicos;
• materiais educativos e capacitações sobre as soluções digitais.

Defina uma comunicação eficiente

A comunicação clara e eficiente é essencial para o sucesso do trabalho remoto:

• estabeleça canais de comunicação definidos e acessíveis para toda a equipe.
• utilize ferramentas de videoconferência, chats de equipe e e-mails para manter todos informados e conectados;
• crie horários e regras para reuniões, feedbacks e atualizações de projetos;
• garanta que todos estejam na mesma página e evitando mal-entendidos.

Uma prática relevante é criar momentos em que essa interação possa ser realizada presencialmente. O trabalho híbrido, por exemplo, é uma alternativa para trazer flexibilidade para a empresa, mantendo dias na semana para uma comunicação mais direta e convivência das pessoas no ambiente profissional.

Você pode contar conosco para identificar quais são as insatisfações presentes na sua empresa e construir um excelente ambiente de trabalho, inclusive a distância. As estratégias do GPTW são baseadas na experiência de avaliação das Melhores Empresas para Trabalhar, identificando práticas culturais eficazes que promovem um ótimo ambiente para as equipes.

A jornada GPTW começa com a Pesquisa de Clima Organizacional Trust Index™, onde você obtém um panorama do ambiente de trabalho. Os dados são coletados ouvindo os colaboradores e comparando os resultados as organizações mais bem-sucedidas em cada um dos temas, criando um roteiro para melhorias.

Com esses dados, você receberá orientações sobre práticas que podem ser adotadas para promover mudanças e identificar temas prioritários. Esse direcionamento se soma a uma base de conhecimento e de suporte disponibilizada para implementar mudanças efetivas.

Ao alcançar 70 pontos na Pesquisa Trust Index™, sua empresa se qualifica para a certificação GPTW. Esse reconhecimento contribui para desenvolver a marca empregadora, alavancando o negócio com a atração e permanência de talentos.

Com essa solução, você pode acompanhar os desafios do home office e seus impactos na saúde, bem-estar e qualidade de vida. Esse conhecimento será a base para alcançar uma alta produtividade, proporcionando uma ótima experiência para as equipes presenciais e remotas.

Para acessar a Pesquisa de Clima e obter um diagnóstico preciso da experiência de trabalho na sua empresa, conheça a Jornada da Certificação do GPTW!