O planejamento organizacional coloca todos na mesma página e auxilia a empresa a desenvolver ações mais efetivas para realizar suas metas.

Um bom planejamento organizacional é essencial para preparar a empresa para sobreviver e crescer em seu ambiente de negócios. Nele, definimos quais são os objetivos, indicadores e ações, direcionando os esforços que serão realizados pelos talentos.

O início do ano é um ótimo momento para se preocupar com isso. Além das pessoas retornarem com o ânimo renovado após o período de festas, é uma boa oportunidade para pensar no desenvolvimento organizacional nos próximos doze meses.

Com a evolução da empresa em relação ao clima organizacional, ambiente de trabalho e competências profissionais, o capital humano vai impulsionar o crescimento do negócio. Confira 5 dicas para fazer o planejamento de início de ano e oferecer um direcionamento claro para as equipes!

1. Faça uma retrospectiva do último ano

Se a empresa já está em funcionamento, o planejamento organizacional não inicia do zero. Pode ser que exista muito trabalho a ser feito, mas também devem existir pontos positivos, não é mesmo?

Podemos começar com a retrospectiva do último ano, aprendendo sobre os pontos positivos e negativos da organização.

Metas alcançadas

Um indicador para colocar essa análise em prática é verificar o percentual de metas alcançadas. Em nível organizacional, a empresa bateu a expectativa de lucratividade? As vendas ficaram dentro do previsto? E-NPS e Turnover revelam equipes satisfeitas e talentos permanecendo na organização? Como está o clima organizacional?

Se houver uma lacuna entre as expectativas e o que foi realizado pela empresa, há um forte indício de que é preciso fazer mudanças. No entanto, é sempre importante analisar também o contexto em que as estratégias foram desenvolvidas.

Para ilustrar, imagine uma empresa que adotou a redução de salários para lidar com as consequências da pandemia do Covid-19. No contexto certo, foi uma medida que auxiliou a sobrevivência financeira da empresa, mas que terá de ser revista para o futuro.

Análise Swot

Para incluir os pontos positivos, os negativos e o contexto na sua avaliação, a análise SWOT é uma excelente ferramenta. Ela se baseia na leitura do ambiente interno e externo da empresa.

No ambiente interno, estão os fatores sob maior controle da organização. Aquilo que contribui para o sucesso organizacional são considerados forças (strengths): equipes qualificadas, liderança forte, tecnologia de ponta, etc.

Já as dificuldades organizacionais são classificadas como fraquezas (weaknesses): baixo engajamento, processos informais e aleatórios, baixa capacidade produtiva, etc.

Por sua vez, no ambiente externo, estão os fatores que influenciam o sucesso da empresa, mas não estão sob sua direção. É o caso das oportunidades (opportunities): necessidades não atendidas do consumidor, benefícios fiscais, redução de juros para empréstimo, etc. Igualmente, aplica-se às ameaças (threats), os diversos obstáculos no contexto: escassez de talentos, inflação, aumento de impostos, etc.

2. Analise o contexto atual da empresa

O planejamento de início de ano não deve entender a situação da empresa. Para isso, as análises realizadas anteriormente são aprofundadas com pesquisa e levantamento de dados.

Na prática, o gestor combina sua percepção com a análise de dados. Assim, as hipóteses levantadas podem ser validadas ou refutadas pelos números, traçando uma descrição de cenário mais confiável para tomar decisões assertivas.

Diagnóstico organizacional

A ferramenta mais completa para realizar essa análise é o diagnóstico organizacional. Nela, são considerados os aspectos mais relevantes para retratar o momento da organização, analisando cultura da empresa, clima organizacional, satisfação dos colaboradores, entre outras características.

A vantagem do diagnóstico organizacional é conseguir olhar para as causas. Entender, por exemplo, que a empresa está com baixa produtividade não é tão difícil. Informações como unidades produzidas ao longo do tempo e demanda podem mostrar que o desempenho está aquém do ideal.

O ponto-chave, que é oferecido pelo diagnóstico organizacional, é entender se o problema está no fit cultural, liderança, benefícios, recrutamento, qualidade de vida, etc., bem como traçar um caminho para promover as melhorias necessárias.

Em muitos casos, essa compreensão é obtida a partir do benchmarking, comparando os modelos de sucesso com as práticas internas. Além dele, é importante ouvir o feedback dos colaboradores como forma de entender os desafios da empresa.

Avaliação de desempenho

Outro diagnóstico importante para entender a situação da empresa é aplicar avaliações de desempenho. Assim, saberemos para o que as equipes estão realmente preparadas em termos de competências profissionais.

Se o objetivo do planejamento organizacional é aumentar as vendas, contamos com vendedores qualificados para isso? Se a proposta é abrir duas filiais no próximo ano, temos líderes prontos para tocar o negócio localmente? São exemplos da importância das avaliações de desempenho.

3. Defina objetivos para o próximo ano

O passo seguinte é definir o que a empresa quer ser no próximo ano. Ter um objetivo claro é uma das contribuições mais relevantes do planejamento organizacional para que se tenha sucesso no próximo ano.

Sem contar que o objetivo geral servirá de critério para avaliar as metas de cada departamento, equipe e colaborador. É a partir dele que os líderes vão promover o alinhamento interno no dia a dia, fazendo todos caminharem em uma mesma direção.

Objectives and key-results (OKR’s)

Usar OKR’s é uma forma de definir um caminho mais claro para organização. Nessa ferramenta, direcionamos os esforços a partir de duas informações:

• O que a empresa quer ser ou realizar? (objetivo)
• Que resultados comprovam que ela chegou lá? (resultados-chave).

Se o objetivo é melhorar o ambiente de trabalho e dar condições para os talentos produzirem, os resultados-chave podem ser alcançar uma nota elevada na pesquisa de clima organizacional e no E-NPS, por exemplo.

Os OKR’s são revistos a cada trimestre. Assim, você pode sempre considerar as mudanças, que são cada vez mais comuns, ao realizar o seu planejamento organizacional.

4. Elabore planos de ação para alcançar os objetivos

Os objetivos devem ser complementados com ações, que serão realizadas para atingir o sucesso desejado ao longo do ano. As estratégias podem estar voltadas para o crescimento, combate à crise, melhoria interna e diversos outros pontos, conforme os diagnósticos realizados anteriormente.

Balanced Scorecard

A sugestão é aplicar o mapa estratégico para pensar ações que enxerguem o negócio como um todo, e não apenas por uma única perspectiva. O BSC é dividido em quatro perspectivas:

• finanças (custos, receita, faturamento, impostos, etc.);
• clientes (vendas, satisfação, participação no mercado, segmentos, etc.);
• processos internos (métodos de trabalho, rotinas administrativas, gestão de pessoas, etc.);
• aprendizado e crescimento (desenvolvimento de competências, feedbacks, avaliações, pesquisas internas, consultorias, etc.).

Dentro das perspectivas, definimos objetivos, indicadores e ações, enxergando a influência de uns sobre os outros. Isso fica mais claro, por exemplo, quando olhamos a relação entre as metas organizacionais e as metas de RH.

Um treinamento, por exemplo, vai representar inicialmente uma despesa, afetando a perspectiva financeira. Igualmente, vai ajudar nos objetivos de aprendizado e crescimento, melhoria em processos internos e no atendimento ao cliente. Com essas melhorias, espera-se o retorno na perspectiva financeira.

Existe, assim, uma proporção ótima de quanto esforço alocar em cada ação, que representa o maior valor possível considerando todas as perspectivas. O BSC ajuda a estar cada vez mais próximo desse equilíbrio ideal.

5. Comunique o planejamento organizacional

O planejamento de início de ano deve compor um documento e ser comunicado aos colaboradores. Afinal, o papel dele é justamente alinhar a empresa sobre o que precisa ser feito nos próximos doze meses.

Antes disso, vale a pena se reunir com os líderes dos departamentos, projetos ou equipe, conforme as divisões internas da empresa. Os gestores terão de desenhar os planos para as áreas sob sua responsabilidade conforme os objetivos organizacionais.

E, quando a empresa conta com líderes de alta performance, esses profissionais vão vender a proposta para os colaboradores e contribuir para com o engajamento.

A comunicação interna, no entanto, precisa começar antes do plano estar pronto. Promovendo a participação dos líderes e colaboradores em todas as fases, os profissionais se sentem parte do processo de planejamento, em vez de enxergarem decisões impostas. Logo, estarão mais dispostos a perseguir os objetivos.

Além das ferramentas mencionadas, diversas outras podem ser aplicadas para que o planejamento não fique apenas na teoria. Benchmarking, Balanced scorecard e diagnóstico organizacional são apenas alguns exemplos citados ao longo do conteúdo.

Com as ferramentas, tornamos o planejamento organizacional mais prático, com um passo a passo bem definido para realizá-lo. Portanto, facilitamos o planejamento anual e conseguimos direcionar melhor as ações da empresa.Quer uma dica bônus? Complemente a leitura com o conteúdo sobre a importância do benchmarking e comece observando os modelos de sucesso do mercado!