O home office se tornou realidade para muitas pessoas e empresas, mesmo para aquelas que adotaram o modelo híbrido ou anywhere office. Com isso, organizações que desejam controlar as horas de trabalho precisam implementar o registro de ponto online.

Esse é um grande desafio, já que há dias em que profissionais trabalham fora do escritório, e qualquer lugar tem potencial de ser um ambiente corporativo. A boa notícia é que existe solução para o controle adequado da presença em regime de home office.

Neste conteúdo, discorreremos sobre as dificuldades enfrentadas pelo RH no controle de ponto à distância e o que diz a lei em relação a esse sistema. Acompanhe a leitura!

Quais são os desafios do RH no registro de ponto online?

O registro de ponto é a comprovação de que as pessoas da equipe cumpriram a jornada estabelecida pelo contrato de trabalho. Assim, é registrado, diariamente, a entrada e saída da empresa, completando o número de horas da semana.

Esse é o processo comum do regime presencial, mas, quando há o modelo home office em funcionamento, os desafios são outros. Nesse formato, o RH tem a missão de acompanhar o trabalho à distância e controlar o cumprimento da carga horária.

No entanto, existem alguns aspectos que podem dificultar a atuação do RH e destacamos os três principais. Veja, a seguir!

Distância

Quando profissionais trabalham fora da empresa, é difícil ter controle total do que estão fazendo na jornada de trabalho. Se o expediente inicia às oito, por exemplo, não é possível certificar que todos iniciam as atividades no horário correto.

Também não se pode afirmar o compromisso até o fim do dia, por isso, o controle de ponto online é uma forma de monitorar a equipe. Sabendo que é preciso registrar a entrada e saída, mesmo em home office, as pessoas da equipe estarão cientes da responsabilidade.

Horas extras

Da mesma forma que um(a) colaborador(a) pode não trabalhar todas as horas estipuladas, o tempo além da jornada também é um problema. As horas extras são uma extensão da jornada, usadas para garantir a entrega das atividades no prazo.

É um recurso que deve ser eventual e não uma prática constante, o que além de gerar excesso de trabalho, onera a folha de pagamento. Dentro da empresa, lideranças e RH conseguem acompanhar o tempo extrapolado, porém, no home office, é preciso confiar na equipe sobre existir a necessidade de fazer hora extra.

Produtividade

De modo geral, no home office, as empresas se valem da tecnologia para conectar gestores(as) e suas equipes. Não falamos apenas da internet, mas de ferramentas e soluções que permitem realizar as atividades de forma sistêmica.

Essa é uma das maneiras de acompanhar o desempenho, mas o número de horas trabalhadas é um indicador quantitativo de produtividade. Sem um registro de ponto online efetivo, será difícil mensurar o aproveitamento do dia.

O que diz a lei sobre o registro de ponto online?

Conforme a Lei 13.467/2017, da CLT, o registro de ponto online não é obrigatório para o regime home office. Entretanto, há compromisso entre empregado(a) e empregador(a) sobre a gestão de horas trabalhadas.

Nesse caso, como não é proibido, a empresa pode optar por controlar a jornada remota, salvo com algumas precauções para evitar problemas futuros. Assim, é importante ter uma política interna bem-definida para realização de horas extras, por exemplo.

É preciso determinar se a jornada excedida será remunerada ou se constará no banco de horas para compensação acordada. Assim, um sistema digital parametrizado para esse tipo de controle ajuda o RH a monitorar, mensalmente, a jornada de cada funcionário ou funcionária.

Quais os benefícios do controle de ponto online para empresas?

Mesmo sem obrigação legal de registro de ponto, a empresa que adere ao sistema de controle de jornada em home office tem benefícios. Na sequência, listamos as vantagens desse tipo de controle!

Adaptação do “novo normal”

O home office é uma tendência que chegou para ficar e, dificilmente, o mercado de trabalho voltará a ser como antes. Muitas empresas descobriram que o modelo pode ser tão ou mais eficiente que manter uma estrutura física. Assim, registrar o ponto online é um modo de adaptação a esse novo ambiente corporativo.

Segurança

O registro de ponto online assegura à empresa e pessoas da equipe que o vínculo de trabalho existe e está sendo cumprido. Assim, o RH fará o cálculo e fechamento da folha de pagamento será feito conforme os registros, garantindo o recebimento conforme o contrato.

Dados centralizados

Como o registro de ponto online é digital, as marcações vão para um único ambiente onde são compilados os dados. O relatório gerado é a base de cálculo da folha de pagamento, tornando a apuração mais confiável, segura e ágil.

Redução de gastos

Com um bom sistema digital de registro de ponto, não há gastos com papel e impressão, além de serem registradas, efetivamente, as horas trabalhadas. A redução é significativa, sobretudo, no pagamento de horas extras, muitas vezes indevidas ou desnecessárias.

Redução de processos trabalhistas

O registro de ponto, implementado no modelo de trabalho remoto, oferece amparo jurídico à empresa, evitando processos trabalhistas. Com as horas registradas, dificilmente um profissional sairá vencedor de uma reclamação sobre horas extras não pagas, por exemplo.

Transparência no trabalho

Ter que registrar o ponto na entrada e na saída do trabalho remoto não será problema para as pessoas da equipe. Sendo a confiança a base da relação nesse regime de trabalho, formalizar as horas trabalhadas é sinal de transparência e respeito mútuos.

Como escolher o controle de presença ideal?

Mais do que criar boas políticas internas e tomar a decisão de implementar o registro de ponto online, é preciso adotar um sistema eficiente. Para escolher o controle de presença ideal e computar corretamente a frequência das pessoas da equipe, vale considerar alguns fatores. Veja os mais importantes, a seguir!

Ter adequação com a lei

O fato de o registro de ponto online não ser obrigado por lei não quer dizer que a empresa não tenha que cumprir os requisitos legais. Logo, o sistema digital deve concordar com a legislação, fortalecendo a relação de transparência entre a empresa e pessoas da equipe.

Ter integração com outros sistemas

Quando integrado a outros sistemas, como o de cálculo da folha de pagamento, por exemplo, o registro de ponto será mais facilmente extraído para uma base que permita reunir informações correlatas e aumentar o nível de confiabilidade.

Oferecer bom suporte

O suporte é essencial, especialmente, para registros feitos de fora da empresa, pois, ao menor apontamento de erro, é importante detectar de imediato. Ter uma equipe especializada a postos, faz total diferença, em casos de:

• duplicidade;
• não-registro;
• extração de dados;
• alteração de horário.

Ter medidas de segurança

O risco de fraude, seja por parte de um profissional ou de tentativas externas de uso indevido de dados pessoais, configura um problema grave. Por isso, o sistema de controle de jornada em home office precisa de um nível de segurança que consiga detectar situações atípicas e movimentações suspeitas.

Ser intuitivo e fácil de usar

Manter a equipe trabalhando remotamente já é um desafio e tanto para a empresa, gestores(as), lideranças e RH. Por isso, o sistema de controle de ponto de pessoas da equipe precisa trazer funcionalidades práticas, adequadas a qualquer perfil profissional, sem recursos difíceis de entender ou manusear para monitorar a frequência.

Perceba que o registro de ponto online só favorece a empresa e beneficia o(a) colaborador(a), considerando os direitos trabalhistas. Enquanto a empresa acompanha a jornada de trabalho, as pessoas da equipe se dedicam às horas contratadas, preservando ainda mais a qualidade de vida, característica do home office.Gostou do conteúdo? Que tal aproveitar para conhecer mais sobre o trabalho realizado pelo GPTW acompanhando nossas redes sociais? Estamos no Instagram, Facebook e LinkedIn!