O onboarding nas empresas é o processo de integração pelo qual passam todos os colaboradores recém-contratados. É o momento de introdução e adaptação ao novo ambiente, mas e quando acontece o é onboarding online? É o que vamos descobrir neste post!

Toda nova contratação, mesmo que talvez o cargo e as funções não sejam novidades para as duas partes, gera grandes expectativas. Há uma esperança genuína de alcançar melhores resultados a partir da nova parceria.

Mesmo em tempos de pandemia pelo novo coronavírus, muitas empresas precisaram manter suas contratações e o processo de onboarding que antes era realizado de forma presencial e mais afetiva, passou a ser online.

Neste post vamos refletir sobre a importância da integração de novos funcionários mesmo à distância, as relações de trabalho em um cenário inesperado e trazer dicas de como aplicar o onboarding de forma adequada. Continue recebendo bem os seus colaboradores!

Importância do onboarding

Durante o processo de recrutamento e seleção, nas fases de divulgação, entrevistas e testes a equipe do RH costuma apresentar a cultura e os valores organizacionais, com o objetivo de atrair candidatos que melhor se identifiquem com o perfil da empresa.

Embora o momento seja de avaliação e troca de impressões, somente depois que o candidato for selecionado e contratado é que sua jornada começará de verdade, assim como a sintonização com a empresa.

É por isso que o onboarding é tão importante, ou seja, a hora em que o novo colaborador passa a fazer parte efetiva do time e incorpora a filosofia da organização, reforçando seu entendimento sobre a missão, a visão e os valores da sua nova empresa.

A medida em que ele vai conhecendo o local de trabalho, os setores, as ferramentas e colegas, vai se familiarizando com esse universo e se preparando para assumir a nova função de forma natural e comprometida.

O período de maturação e identificação com os motivos de existência da empresa, o que ela deseja alcançar e onde pretende chegar, será essencial para estimular o envolvimento e maior dedicação ao trabalho.

Para a organização, o onboarding é também bastante relevante e significativo, pois permite acompanhar a forma de ser e de agir de um novo membro do time. Mesmo conhecendo as competências e habilidades profissionais, os traços da personalidade que dão vazão ao comportamento, serão revelados em médio prazo.

Aos poucos, o novo funcionário vai se enturmando e trocando conhecimentos, até que esteja plenamente adaptado e pronto para enfrentar desafios mais complexos — uma relação que precisa ganhar consistência para gerar resultados.

Impactos da pandemia nas relações de trabalho

O onboarding é um processo corriqueiro, interessante e até mesmo esperado, quando a empresa anuncia novas contratações. A expectativa dos colegas faz com que o novo colaborador seja recebido com curiosidade e também, empatia.

Acontece que, esse é um momento em que nada disso tem sido feito de forma convencional. O isolamento social pelo novo coronavírus causou mudanças drásticas no relacionamento de muitas empresas com seus funcionários.

Muitas tiveram que colocar as equipes em trabalho total ou parcialmente remoto, com contato restrito e virtual. As atividades passaram a ser desenvolvidas utilizando programas de uso geral, e-mails ou ferramentas específicas das empresas.

Os colaboradores tiveram que se adaptar à nova realidade, organizando a rotina da melhor forma para não perder a motivação e a produtividade. As empresas, por sua vez, tiveram que confiar em seus times e delegar as atividades para serem executadas de longe.

Empresas que estavam no meio do processo seletivo, para cargos e funções de grande relevância para o negócio, foram obrigadas a dar continuidade e realizar o onboarding online — o contato físico terá que esperar o fim da pandemia.

Para muitos profissionais, a contratação em meio a tanta insegurança e iminência de crise — muitas empresas precisaram reduzir suas equipes e o desemprego começa a se tornar uma ameaça — dá a certeza de que o onboarding online já é válido.

Dicas para estruturar o onboarding online

Não basta contratar funcionários, desejar boas-vindas e boa sorte. A empresa que deseja obter excelentes resultados por meio das competências e habilidades dos seus colaboradores, precisa se preocupar de verdade com o seu bem-estar e desempenho no trabalho.

Toda a segurança que a organização inspira no onboarding tradicional, deve ser também transmitida no onboarding online. O fato de a empresa estar por trás de uma tela de computador, não exime sua responsabilidade de estruturar adequadamente o onboarding.

Quer umas dicas de como desenhar essa estrutura?

Deixe tudo claro no momento de contratação

Sem rodeios, informe a todos os candidatos como a empresa funciona, quais são os seus objetivos e o que ela espera dos seus profissionais. Dê ao candidato o poder de decidir se deseja ou não fazer parte do time e no momento da contratação, reafirme o compromisso de ambas as partes.

Prepare a chegada do novo funcionário

Mesmo para quem tem anos de experiência, a chegada em uma nova empresa é algo diferente e estimulante. Envie email de boas-vindas, deixando claro que a empresa está feliz em ter o profissional como novo membro do time — do outro lado ele se sentirá acolhido.

Envie as ferramentas de trabalho para a casa do contratado

Caso o colaborador vá trabalhar remotamente, envie todas as ferramentas que ele precisará para realizar um bom trabalho. Equipamentos como notebook, mouse, teclado extra e até uma cadeira mais confortável, são a prova de que a empresa está disposta a investir para fazer jus à qualificação da mão de obra contratada.

Invista em ferramentas de comunicação

Independentemente do trabalho presencial ou online, a comunicação é essencial para dar andamento às atividades e deixar todos cientes do que deve ser feito, mas em um trabalho à distância, contar com boas ferramentas, pode beneficiar a organização sob muitos aspectos.

Mesmo durante a pandemia, as reuniões para definição de estratégias devem acontecer, assim como as discussões sobre o planejamento, o andamento do trabalho, o cumprimento das metas e os resultados.

Para isso, você pode utilizar ferramentas desenvolvidas para um determinado contexto, conforme as necessidades forem surgindo. Veja as mais utilizadas do momento:

• Zoom — plataforma com versão gratuita de videoconferência, onde é possível realizar reuniões com até 100 participantes por 40 minutos;
• Google Hangouts Meet — uma criação da Google que também permite a videoconferência entre grupos até 250 pessoas. Além disso, você pode enviar o link da chamada para qualquer participante sem precisar instalar um aplicativo;
• Slack — muitas startups utilizam essa ferramenta mensageira, que se assemelha ao WhatsApp, para que as equipes se comuniquem diariamente. É possível separar as conversas por áreas da empresa, organizando os canais e os times;
• Microsoft Teams — a Microsoft desenvolveu um aplicativo que possibilita fazer reuniões e trocar mensagens, sendo integrado a serviços como o Skype, por exemplo.

Agende reuniões de integração por meio das ferramentas

Para os casos de contratação online, as ferramentas que listamos acima podem ser úteis e eficientes. Agende reuniões de integração, apresentado a filosofia da empresa, as funções a serem desempenhadas e até mesmo a liderança imediata, utilizando uma dessas ferramentas.

Benefícios do onboarding bem aplicado

O onboarding, presencial ou online, precisa ser bem elaborado e aplicado. Se os novos colaboradores passarem a se sentir pertencentes à empresa, mostrando disposição e empenho é sinal de que o onboarding deu certo.

Os benefícios ficam mais evidentes, como:

Redução do turnover

Colaboradores recém-chegados, quando são bem recebidos e apresentados corretamente, respeitando seu histórico de conhecimento e o quanto eles podem somar às equipes, tendem a permanecer na empresa por muito tempo — o resultado disso é a redução nas taxas de turnover.

Alinhamento à cultura

Se desde o início os candidatos souberem como funciona a cultura da empresa e sentirem uma conexão com o seu próprio fit, antes mesmo da contratação, já estarão fazendo um onboarding efetivo.

Aumento do engajamento

Estando de acordo com a cultura apresentada e os valores praticados, os novos colaboradores tendem a se engajar e se transformarem em reais defensores da marca. Eles acreditam naquilo a que foram apresentados e se comprometem com o futuro da empresa.

É primordial promover clareza e transparência na comunicação interna durante esse período e dedicar-se para fornecer um clima organizacional favorável, que mantenha os funcionários motivados e engajados – mesmo realizando o onboarding online.

Gostou do post? Continue a visita em nosso blog e leia mais um conteúdo interessante sobre os impactos causados no colaborador quando submetido ao programa de onboarding. Você terá muitas ideias para implementar no seu próprio processo!