O offboarding é o processo no qual os funcionários deixam a organização. É um tema que convida as empresas a promover um fechamento de ciclo mais humanizado, com respeito e consideração.
Tão importante quanto à chegada, é a saída. Uma boa última impressão impacta não só quem permanece, mas também a empresa. Afinal, é possível minimizar os riscos trabalhistas e reputacionais da marca.
O que é offboarding?
Offboarding é o processo de desligamento da pessoa em uma organização. Trata-se de um conjunto de etapas para que a saída não seja um processo traumático, conservando uma boa relação e cuidando de aspectos práticos das rescisões contratuais.
O processo do offboarding ajuda a oferecer uma experiência final para o funcionário que seja mais humanizada. Isso é fundamental para a reputação da organização, fortalecendo a sua marca no mercado.
A lógica é parecida com o onboarding, processo realizado para recepcionar os novos funcionários. Neste processo de integração, o objetivo é promover a imersão da pessoa na cultura da empresa e realizar a capacitação para o cargo.
Por sua vez, no offboarding, o foco é tornar a saída mais amena, compreendendo que o desligamento é um momento delicado para a empresa e, principalmente, para o funcionário. Independente do formato que este desligamento acontece.
Os termos podem ser traduzidos como “embarque” (onboarding) e “desembarque” (offboarding).
Como o offboarding funciona?
O offboarding é faseado. Após a decisão por demitir ou o recebimento do pedido de demissão, existe um afastamento gradual até que a pessoa deixe de ter vínculos de trabalho com a organização.
Formalização da rescisão
Grande parte das etapas serve para formalizar o desligamento do emprego e realizar os pagamentos necessários. São vários os exemplos:
- emissão das guias do seguro desemprego;
- cumprimento do aviso-prévio;
- emissão do termo de homologação da rescisão;
- pagamento das verbas trabalhistas;
- baixa do registro no Esocial.
Os procedimentos variam conforme o tipo de contrato (CLT ou PJ), assim como se houve pedido de desligamento ou demissão. No caso de funcionários celetistas que solicitaram o desligamento, há também a necessidade de realizar uma carta de demissão.
Período de transição
Após formalizar a decisão pela saída, pode haver um período de transição. São as situações em que a pessoa já sabe que tem uma data para deixar a organização, mas precisa continuar trabalhando por um determinado período.
O caso mais comum é o aviso-prévio. Encerramento de contratos de trabalho temporário e aposentadoria são outros exemplos.
Esse é um processo delicado, pois é necessário manter o funcionário engajado e preparado para realizar sua função, mesmo ciente do final do contrato. Por isso o offboarding é essencial, ele estimula o compromisso e a relação mútua de respeito entre funcionário e empresa.
Remoção de acesso físico e digital
Uma etapa importante é a retirada das autorizações que o funcionário teve enquanto contratado. Por exemplo, remover o acesso aos sistemas da empresa para evitar vazamento de dados.
Outro cuidado é o desligamento do ambiente de trabalho. Recolher pertences pessoais, entregar crachás, despedir-se dos colegas são alguns dos passos comuns. Em geral, boa parte da experiência no desligamento dirá respeito à sensibilidade nessas pequenas ações.
Entrevista de desligamento
A saída é um momento em que as empresas utilizam para coletar dados relevantes. A entrevista de desligamento não é uma etapa obrigatória para o funcionário que está saindo, mas é um convite para que a organização possa compreender aspectos de melhorias.
É uma oportunidade de obter respostas mais sinceras sobre a experiência de trabalhar na organização.
Como resultado, a gestão pode identificar melhorias e gerenciar a rotatividade com mais eficiência. Muitas vezes, causas de problemas que estavam encobertas surgem no offboarding.
Benefícios posteriores ao trabalho
Em alguns casos, as empresas preveem benefícios que continuam por um período após a saída da pessoa. Exemplos são os planos odontológicos e planos de saúde, que continuam oferecendo cobertura por alguns meses após rompimento do contrato.
Também ocorre de benefícios surgirem nesta etapa, como os programas de realocação profissional e a adição a grupos de ex-colaboradores.
Qual a importância do offboarding?
O offboard afeta a empresa no ambiente externo e interno.
Manutenção da conformidade
Uma boa relação na saída facilita a comunicação para cumprir leis e regulamentos. Atender às normas trabalhistas, fazer os recolhimentos previdenciários e manter a segurança da informação são exemplos.
Imagem de marca empregadora
Quem sai da empresa pode compartilhar a sua visão com terceiros. Por isso, do ponto de vista de imagem de marca empregadora, faz diferença se o processo foi humanizado, se a saída foi justa e se houve a manutenção de uma boa relação.
Humanização das demissões
A demissão humanizada começa com um bom planejamento. Um offboarding bem desenhado permite que a empresa amenize esse momento, com agilidade nos procedimentos, empatia pelo funcionário e tratamento respeitoso.
Por que aplicar esse processo na empresa?
O offboarding influencia processos de gestão relevantes para o sucesso dos negócios.
Cultura organizacional
O processo de desligamento reforça valores como respeito, colaboração e ética. Saídas tratadas com dignidade e apoio a transições de carreira demonstram coerência com esses princípios, fortalecendo a cultura da empresa.
Clima organizacional
É natural que as pessoas mantenham contato com ex-colegas e compartilhem visões e opiniões. O tratamento oferecido no desembarque afeta o clima organizacional, influenciando a percepção das equipes.
Atração e permanência de talentos
Os efeitos sobre a imagem da marca empregadora influenciam quão atraente é a organização para o mercado de RH. Trata-se de um dos componentes para atrair e permanecer com talentos, potencializando o capital humano.
Capital intelectual
O offboard também é uma maneira de preservar o capital intelectual. Uma boa relação permite que o período de transição seja marcado pelo compartilhamento de conhecimento.
Assim, o antigo membro da equipe auxilia na integração de novos colaboradores e na uniformização das informações no grupo.
Melhoria contínua das práticas de RH
A saída das pessoas também permite coletar feedbacks sobre a empresa. Por isso, o offboarding pode ser uma forma de desenvolver processos mais eficientes e aumentar a produtividade, identificando pontos de melhoria para a gestão de pessoas.
Como fazer o offboarding na empresa?
O planejamento do offboarding é importante para padronização e melhoria contínua do processo. Fique atento aos pontos a seguir!
Desenhe um fluxo de trabalho
Comece por uma lista de todas as etapas já realizadas, conectando essas fases umas com as outras. Depois, determine quais entregas precisam ser realizadas ao longo do processo, tais como:
- transferência de conhecimento;
- checklist de devolução de equipamentos;
- assinatura de termos de confidencialidade;
- pagamento de rescisão.
Por fim, integre o fluxo nas ferramentas digitais e valide as rotinas com a equipe, em busca de lacunas.
Faça a dupla checagem das tarefas legais
Um membro da equipe de RH ou jurídica pode ser responsável por revisar as entregas legais realizadas, pensando em mais conformidade. Erros podem acontecer, como equívocos no pagamento ou nos registros, e a dupla checagem evita problemas.
Estabeleça critérios para entrevista de desligamento
O offboarding deve contar com um questionário enxuto para uma entrevista de desligamento eficiente.
Não menos importante é saber quando aplicar esse procedimento, evitando abordagens inadequadas em situações de violações ética e redução de pessoal. Afinal, situações com conflitos podem distorcer respostas e agravar animosidades.
Defina um canal de comunicação
A empresa pode definir um ponto de contato com a pessoa durante e após o offboarding. Imagine que um ex-colaborador identificou um erro nos recolhimentos previdenciários. Ter um ponto de contato facilita a resolução de problemas, evitando uma demanda legal.
Ofereça suporte emocional e profissional
Benefícios corporativos podem ser estendidos ou criados para apoiar as pessoas que saem da organização. Consultoria de recolocação profissional, extensão temporária do plano de saúde e acesso a programas de mentoria são exemplos.
Insira rituais e símbolos no processo
A empresa pode usar a simbologia para expressar a consideração e respeito pelas pessoas, como cartas de agradecimento e presentes de despedida. Celebrações de encerramento, como almoços e cafés com a equipe, também são rituais importantes que marcam a transição e valorizam a contribuição do profissional.
Qual o impacto do offboarding para a empresa?
Os resultados podem ser capturados por diferentes indicadores de RH.
Rotatividade de pessoal
A maneira como as pessoas são tratadas e a marca empregadora repercutem na permanência de talentos. Por isso, melhorar o offboard é uma estratégia para reduzir saídas voluntárias e preservar o clima organizacional.
Custos de recrutamento
A marca empregadora exerce uma função relevante para reduzir custos de recrutamento. Ela aumenta a atratividade para talentos, potencializando as candidaturas de pessoas capacitadas. Tudo isso permite fechar vagas com menor custo de divulgação e tempo de recrutamento, reduzindo despesas.
Lucratividade dos negócios
A relação com a lucratividade dos negócios está ligada à capacidade de atrair e permanecer com talentos, além da redução de despesas. Mais talento humano significa melhorar a capacidade de inovação, geração de receitas e correção de ineficiências. O offboarding será um dos aspectos que contribuirão para os resultados organizacionais.
Qual a relação entre o offboarding e o employer branding?
As pessoas que deixam a empresa com uma boa relação se tornam promotoras da marca para terceiros. Com redes sociais, o efeito positivo é bastante relevante, com o offboarding se tornando uma ferramenta de desenvolvimento de marca empregadora (employer branding).
Uma possibilidade é mensurar a qualidade do offboarding com o eNPS pós-desligamento. Esse indicador é capturado com uma pergunta-chave sobre a experiência na empresa:
- De 0 a 10, qual a chance de recomendar nossa empresa a um amigo?
A tendência é que, à medida que mais pessoas recomendem a organização como lugar para trabalhar, melhor se torne a imagem de marca. Um desligamento positivo transforma ex-colaboradores em embaixadores.
Sendo assim, o offboard vai além do encerramento do ciclo na empresa. Ele será uma estratégia para que a empresa tenha uma boa reputação diante dos talentos internos e externos.
Para conhecer esse conceito mais a fundo e entender como ele impacta a atração de talentos, leia o conteúdo sobre a importância do Employer Branding!
Em resumo
O que são onboarding e offboarding?
Onboarding é a integração dos recém-chegados na empresa, enquanto o offboarding é o processo de saída. As palavras podem ser traduzidas, respectivamente, como “embarque” e “desembarque”.
O que é o processo de offboarding?
O processo de offboarding corresponde ao conjunto de etapas até o desligamento total do colaborador, como formalização do pedido, entrevista demissional e pagamento de verbas de rescisão.
Como fazer um bom offboarding?
Um bom offboarding requer um planejamento:
- desenhe um fluxo de trabalho;
- faça a dupla checagem das tarefas legais;
- estabeleça critérios para entrevista de desligamento;
- defina um canal de comunicação;
- ofereça suporte emocional e profissional;
- insira rituais e símbolos no processo.
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