Os ruídos na comunicação empresarial podem causar danos nas relações corporativas e prejudicar o andamento das atividades, por isso, a importância da liderança de escuta ativa.

O relacionamento interpessoal e a interação entre pessoas e setores são essenciais para o sucesso de uma empresa. Entretanto, os ruídos na comunicação podem minar as chances de bons resultados, considerando se tratar de um elemento importante no trabalho em equipe.

Quando deficiente, a comunicação pode gerar erros na transmissão das mensagens e interpretações equivocadas. Por isso, a liderança tem um papel fundamental de fazer circular a informação de modo adequado para que todos estejam em sintonia, com a mesma linguagem.

Mas, afinal, o que é o ruído na comunicação? Neste post, além de entender o conceito e possíveis causas, você vai saber quais as consequências desse tipo de problema. Continue lendo e veja como eliminar os ruídos na comunicação empresarial!

O que é ruído na comunicação empresarial?

Um bom ambiente se baseia no trabalho coletivo, de pessoas com necessidades diferentes, mas unidas em prol de um mesmo objetivo. De modo geral, a meta corporativa é se destacar no mercado e alcançar sucesso suficiente para manter o negócio ativo e corresponder às expectativas individuais.

Esse cenário, contudo, depende da construção de uma relação de confiança entre as pessoas envolvidas, sendo um dos pilares, uma comunicação clara e objetiva. No caminho, podem surgir barreiras ou interrupções, chamadas de ruídos na comunicação empresarial, responsáveis por comprometer o entendimento e a fluidez da mensagem.

Logo, interferências passam a representar um problema, considerando o quanto atrapalha as interações. O ruído pode ter origem interna ou externa, mas nem sempre é possível perceber de imediato que a razão de sucessivos desencontros podem estar nas falhas de comunicação.

Quais são os tipos de ruídos na comunicação empresarial?

A comunicação eficaz é essencial para o sucesso de qualquer organização. No entanto, diversos tipos de ruídos podem perturbar esse processo, afetando o clima organizacional e a eficiência das operações. Veja a seguir.

Psicológicos

Os ruídos psicológicos ocorrem quando preconceitos, estresse ou emoções interferem na forma como as mensagens são enviadas ou recebidas. Por exemplo, um membro da empresa que esteja sob grande estresse pode interpretar instruções neutras como críticas, distorcendo a comunicação.

Avaliar este tipo de ruído é importante para entender o nível de estresse e possível sobrecarga dos membros. Isso deve ser feito com o apoio de profissionais da saúde, bem como a avaliação de indicadores de resultados e estratégias que devem buscar avaliar o impacto de fatores como:

• liderança;
• quantidade de demandas;
• organização da equipe;
• metas;
• qualidade dos relacionamentos;
• conflitos.

Técnicos

Os ruídos técnicos estão relacionados às falhas ou inadequações nos sistemas e ferramentas de comunicação usados. Problemas como conexões de internet instáveis, softwares desatualizados ou incompatibilidades técnicas podem prejudicar a transmissão de mensagens claras e precisas.

Culturais

Diferenças culturais podem criar ruídos na comunicação. Variações no uso de linguagem, interpretação de gestos e expressões, e diferentes normas de comunicação podem levar a mal-entendidos entre membros da empresa de diferentes backgrounds culturais.

Fisiológicos

Esses ruídos podem ser causados por uma variedade de condições físicas que afetam a capacidade de uma pessoa de enviar ou receber informações de forma clara. Assim, condições como dores de cabeça severas ou dores crônicas podem distrair ou incapacitar temporariamente os membros da empresa, afetando sua capacidade de se concentrar em conversas ou material escrito.

Isso pode levar a mal-entendidos ou a falta de resposta adequada às solicitações de informações. Isso destaca a importância de uma gestão de pessoas que esteja atenta aos sinais de saúde e bem-estar dos membros.

Semânticos

Os ruídos semânticos ocorrem quando a mesma palavra ou frase é interpretada de maneiras diferentes por diferentes pessoas. A ambiguidade na linguagem, o uso de jargões técnicos ou acrônimos podem confundir os membros da empresa que não estão familiarizados com o vocabulário específico.

Este tipo de ruído é bastante comum em empresas que atuam com times diversos, reunindo pessoas de várias culturas e locais na mesma dinâmica de trabalho. É importante considerar que mesmo membros de um único país ou países diferentes podem sofrer com este formato de ruído.

Físicos

Já os ruídos físicos são interferências externas como barulhos de construção, tráfego intenso ou conversas paralelas que podem dificultar a audição e compreensão das mensagens. Esses ruídos são desafiadores em ambientes abertos ou ruidosos.

Aqui, é importante entender que estamos tratando sobre o ambiente físico de trabalho dos membros da empresa. Para que este tipo de ruído seja avaliado, uma pesquisa de clima organizacional pode abranger a análise da percepção sobre as instalações físicas.

Organizacionais

Ruídos organizacionais surgem de estruturas e processos internos que complicam a comunicação. Hierarquias confusas, falta de clareza nos canais de comunicação e políticas internas mal definidas podem contribuir para esse tipo de ruído, impedindo a fluidez da informação dentro da organização.

Quais as possíveis causas dos ruídos na comunicação empresarial?

Os ruídos na comunicação empresarial podem estar associados a diversos fatores que, juntos ou separados, podem trazer consequências negativas para a empresa, as lideranças e as pessoas, de modo geral.

Veja os principais fatores de influência e desencadeamento do problema:

• fatores físicos: ruídos e barulhos de percepção imediata como trânsito intenso, máquina de limpeza, ar-condicionado em mau funcionamento e toque incessante de telefone;
• fatores técnicos: associados ao tipo de sistema utilizado para comunicação que pode afetar tanto o cliente interno, quanto o externo;
• fatores psicológicos: relacionado à dificuldade que as pessoas têm de se concentrar, reter informações e dialogar com foco no assunto;
• fatores fisiológicos: pessoas que sofrem com dor de cabeça forte, cansaço, fadiga mental ou estresse, podem gerar ruído na comunicação;
• fatores semânticos: de ordem linguística estão ligados a uma forma específica de falar e direcionar a mensagem.

Os ruídos na comunicação empresarial podem surgir a qualquer momento, na rotina diária, seja na forma falada ou escrita. O problema se torna ainda mais complexo se as pessoas estão trabalhando à distância, como na pandemia da Covid-19, quando as empresas foram obrigadas a transferir suas atividades para o ambiente on-line.

Quais as consequências dos ruídos na comunicação empresarial?

Entre os diversos danos causados, relacionamos aqueles com grande impacto empresarial.

Queda de produtividade dos colaboradores

Colaboradores produtivos se sentem motivados e engajados por algo, o que pode se associar à conexão com suas lideranças, setores e colegas. A troca de ideias diárias, as reuniões calorosas e momentos de descontração deram lugar a um cenário bem diferente.

Obrigados a trabalhar no formato home office, a distância corporativa se tornou ainda mais incômoda devido à obrigatoriedade de distanciamento social. Com a saúde mental abalada e sem uma comunicação eficaz da empresa, não surpreende que os ruídos comecem a interferir na produtividade, abrindo espaço para a procrastinação e desânimo.

Desinformação do time

As informações mais relevantes devem ser repassadas de modo rápido e prático, contudo, eficiente. Um time desinformado terá dificuldades de responder às perguntas básicas da execução de tarefas — o que fazer, como, quando, por quem e onde.

Em caso de uma rotina online, as instruções devem ser ainda mais claras, caso contrário, toda uma equipe se sentirá perdida. Nesse contexto, aqueles que dependem uns dos outros para avançar em um projeto, se sentirão estagnados e sem saber ao certo o caminho que devem seguir.

Recorrência de erros

Os ruídos na comunicação empresarial podem resultar em erros graves, conflitos entre as pessoas e deficiência nos relacionamentos. Os erros partem do não entendimento do que deve ser feito e geram retrabalho, além de um sentimento de animosidade no ambiente organizacional, independentemente de ser presencial ou online.

Insatisfação de colaboradores e clientes

Se a comunicação não flui ou não há compreensão da mensagem transmitida, certamente a experiência, seja dos colaboradores ou clientes, será afetada. Isso faz com que a satisfação seja comprometida, uma vez que, o ruído pode provocar rupturas ou barreiras, além de problemas de difícil resolução.

Quais as 10 principais práticas para evitar os ruídos na comunicação empresarial?

Já sabemos o quanto os ruídos na comunicação podem ser prejudiciais ao negócio e ao relacionamento entre as pessoas. Cabe à liderança tomar providências e criar estratégias para melhorar o ambiente de trabalho.

A seguir, algumas sugestões de meios que podem ser empregados para resolver os problemas de ruídos na comunicação empresarial!

1. Definição de quem receberá a mensagem

Ao identificar corretamente quem precisa receber cada tipo de mensagem, pode-se personalizar a abordagem conforme o entendimento e as necessidades específicas desses receptores.

Inclusive, quando olhamos para este ponto sob a ótica da segurança da informação, alguns questionamentos são essenciais:

• Quem deve receber esta mensagem?
• Por que esta mensagem é relevante para essas pessoas?
• Esta informação deve ser compartilhada com outras pessoas?

Por exemplo, vamos considerar o caso de um RH comunicando uma promoção interna para uma posição de liderança. Neste cenário, é essencial que o RH defina quem precisa receber essa informação e como isso deve ser comunicado, garantindo clareza e evitando ruídos na comunicação empresarial. Veja o exemplo:

• Quem deve receber esta mensagem? Primeiramente, o colaborador sendo promovido deve ser informado em uma reunião privada. Em seguida, a equipe direta do colaborador promovido e outros departamentos que trabalham em estreita colaboração com essa posição devem ser notificados;
• Por que esta mensagem é relevante para essas pessoas? Para o colaborador promovido, a mensagem é crucial, pois define uma nova trajetória de carreira e novas responsabilidades. Para a equipe direta, é importante saber quem será seu novo líder e quais mudanças podem esperar. Para outros departamentos, entender quem é o novo ponto de contato e como isso pode afetar o trabalho conjunto é essencial;
• Esta informação deve ser compartilhada com outras pessoas? Após a comunicação inicial aos grupos diretamente afetados, uma comunicação mais ampla deve ser feita para toda a empresa. Essa comunicação mais ampla ajuda a manter a transparência e celebra o crescimento e desenvolvimento dos membros da empresa, servindo também como um motivador.

Perceba que, mesmo sendo uma informação que será aberta ao público, existem linhas e uma ordem lógica de partes interessadas que são comunicadas. Isso garante a linearidade, formalidade e conformidade da informação.

2. Monitoramento do desempenho frequentemente

Acompanhar regularmente o desempenho da comunicação permite identificar padrões de erros e sucessos. Este monitoramento contínuo ajuda a ajustar estratégias e abordagens de comunicação, garantindo que a eficácia não seja apenas momentânea, mas sustentável a longo prazo.

Algumas ações são:

• implementação de sessões de feedback;
• utilização de ferramentas analíticas;
• condução de pesquisas de satisfação;
• organização de reuniões de alinhamento;
• realização de auditorias de comunicação;
• oferecimento de treinamentos de reciclagem;
• promoção de feedback 360 graus.

3. Comunicação de qualquer mudança

Mudanças na organização, seja de processos, políticas ou mesmo de liderança, devem ser comunicadas de maneira clara e oportuna. Manter todos os membros da empresa informados sobre as mudanças reduz a incerteza e os ruídos que podem surgir de informações desatualizadas ou especulações.

4. Treinamentos

Oferecer treinamentos regulares, não apenas em suas áreas de atuação, mas também em comunicação eficaz, é fundamental. Isso assegura que todos os membros da empresa estejam equipados para transmitir e receber mensagens claramente.

Treinamentos podem abranger desde habilidades de apresentação até técnicas de escuta ativa e interpretação de linguagem não-verbal.

5. Criação de padrões de linguagem

Estabelecer e manter padrões de linguagem dentro da empresa é crucial. Isso inclui o uso de terminologias consistentes, acrônimos explicados e uma linguagem que seja inclusiva e acessível a todos os membros da empresa.

Assim, padrões claros ajudam a evitar confusões semânticas e garantem que todos estejam “falando a mesma língua”. Aqui, é importante que as áreas criem manuais de comunicação com pontos como:

• terminologias específicas da empresa;
• glossário de termos técnicos e jargões;
• guias de estilo para comunicação escrita e verbal;
• formatos para documentos internos e externos;
• scripts para atendimento ao cliente;
• regras para a comunicação em redes sociais;
• diretrizes para apresentações e reuniões.

6. Alinhamento dos líderes da empresa

Os líderes devem estar alinhados entre si quanto às mensagens passadas para a equipe. Isso porque discrepâncias entre o que diferentes líderes comunicam podem criar confusão e desconfiança.

Por exemplo, o gerente do departamento de TI pode informar à sua equipe que o trabalho remoto é permitido permanentemente, enquanto o gerente de vendas comunica aos seus subordinados que o trabalho remoto é uma medida temporária, esperando que todos retornem ao escritório em breve.

Essa falta de alinhamento cria confusão entre os membros, que podem não estar certos sobre as diretrizes oficiais da empresa, levando a uma mistura de práticas de trabalho e possíveis conflitos sobre expectativas de presença no escritório.

Um alinhamento sólido assegura que as mensagens sejam consistentes e reforçadas de maneira uniforme em toda a organização.

7. Confirmação se a mensagem foi entendida

Finalmente, é crucial confirmar se a mensagem foi compreendida conforme o esperado. Isso pode ser feito por meio de feedbacks, sessões de perguntas e respostas, ou solicitações para os receptores reformularem o que entenderam.

Essa prática ajuda a garantir que todos estejam na mesma página e que quaisquer ruídos sejam identificados e corrigidos rapidamente. Algumas perguntas que podem ser usadas para evitar os ruídos de comunicação empresarial são:

• “Você poderia resumir o que acabou de ser discutido para garantir que estamos na mesma página?”
• “Há alguma parte da informação que não ficou clara ou que você gostaria de discutir mais detalhadamente?”
• “Quais são os próximos passos que você identificou a partir desta comunicação?”
• “Como você acha que isso impacta seu trabalho ou nossa equipe?”
• “Você tem sugestões sobre como podemos melhorar a comunicação sobre esses assuntos no futuro?”
• “Existe algo que você gostaria de adicionar ou perguntar sobre o que foi discutido?”

8. Prática da escuta ativa e estar aberta a ouvir

As palavras ouvir e escutar, embora sugiram a mesma coisa, são distintas quando se trata das relações de trabalho. Em diversos momentos, os colaboradores podem ser ouvidos, mas não escutados, o que esbarra nos problemas comuns relacionados à comunicação.

É importante entender que os colaboradores são profissionais com habilidades, competências e conhecimentos que não devem ser negligenciados. A prática de uma escuta ativa maximiza o efeito da comunicação e pode levar a liderança a tomar decisões acertadas, considerando a vivência das equipes.

9. Uso de canais de comunicação diretos

Os canais institucionais, integrados ou não, devem ser os veículos de comunicação oficiais da empresa. Além dos tradicionais telefones e e-mails, recorrer a canais de uso coletivo e instantâneo pode reduzir os ruídos.

Com a inclusão de soluções como redes sociais, aplicativo de mensagens instantâneas e chats, por exemplo, é possível facilitar e melhorar progressivamente a comunicação interpessoal e empresarial, a fim de homogeneizar o modo de transmissão da mensagem, sem perder a efetividade.

10. Aplicação de uma pesquisa de clima

Como nem todos os ruídos na comunicação empresarial são fáceis de identificar, é primordial entender como os colaboradores se sentem em relação à comunicação dentro da empresa, especialmente, originada de suas lideranças.

A pesquisa de clima é a ferramenta ideal para analisar a qualidade dos relacionamentos e da comunicação interpessoal. Por meio das respostas sobre a satisfação com o modo da transmissão de mensagens ocorre no ambiente de trabalho é possível saber como está o nível de ruído na comunicação.

Vale reforçar a importância de impedir o agravamento para evitar desfechos negativos para o negócio. Por isso, os líderes e gestores têm a missão de observar e identificar os pontos falhos, estando mais próximos e ouvindo seus colaboradores com maior frequência, e buscar alternativas para sanar o problema.

Como vimos neste artigo, os ruídos de comunicação podem causar consequências negativas ao seu negócio e atrapalhar a relação entre os colaboradores. Por isso, se você quiser prevenir ou eliminar os ruídos da comunicação, também é importante entender sobre a gestão de conflitos. Acesse nosso artigo sobre o assunto e evite problemas na organização!

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